Strona główna » Instrukcje obsługi » Instrukcja obsługi programu Kadry i Płace

Instrukcja obsługi programu Kadry i Płace





Instalacja programu

Program Pakiet Przedsiębiorcy Kadry i Płace można zainstalować zarówno z płyty CD, którą można dodatkowo zamówić lub poprzez użycie Instalatora, który można pobrać ze strony internetowej. W przypadku instalacji z płyty należy uruchomić plik KadryPlace.exe. W przypadku instalacji z Internetu należy pobrać Instalator ze strony http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/download. Dostępny w Internecie plik instalatora pod linkiem Pobierz program należy pobrać, a następnie uruchomić. Zarówno w jednym jak i drugim przypadku zostanie uruchomiony Kreator instalacji programu Kadry i Płace. Następnie należy ściśle stosować się do kroków opisanych w Instalatorze.

Podczas instalacji należy zaakceptować warunki Umowy Licencyjnej, które określają zasady korzystania z oprogramowania poprzez kliknięcie przycisku Zgadzam się. Następnie należy podać folder docelowy w którym ma zostać zainstalowany program. Zalecane jest nie zmienianie domyślnie zaproponowanej lokalizacji docelowej. Aby rozpocząć instalację w wybranym w folderze docelowym należy kliknąć przycisk Zainstaluj, a następnie Zakończ.

Jeśli program został poprawnie zainstalowany to na pulpicie powinna zostać umieszczona niebieska i zielona ikona z opisem Kadry i Płace. Ikona ta służy do uruchamiania programu. W menu START systemu Windows w sekcji Wszystkie programy powinna również zostać utworzona podsekcja Kadry i Płace. W sekcji tej oprócz skrótu uruchomieniowego powinien znaleźć się program Aktualizacja do dokonywania aktualizacji programu przez Internet oraz program Odinstaluj służący do odinstalowania i całkowitego usunięcia programu z systemu Windows.





Aktywacja programu

W przypadku pierwszej instalacji programu uruchamia się on w wersji testowej. Wersja testowa służy do bezpłatnego przetestowania programu przed zakupem. Wersja testowa jest w pełni funkcjonalna i działa przez 30-dni od chwili pierwszego uruchomienia. Po tym czasie dostęp do programu jest blokowany.

W celu rejestracji programu lub w celu odblokowania dostępu po zakończeniu działania wersji próbnej należy go aktywować kluczem aktywacyjnym, który otrzymuje się po zakupie licencji. Aby dokonać aktywacji należy wejść w Dane - Aktywuj program, wpisać 20-cyfrowy klucz aktywacyjny, a następnie wcisnąć przycisk Aktywuj. W przypadku gdy dostęp do programu jest już zablokowany należy na oknie z komunikatem o zakończeniu możliwości korzystania z wersji testowej wcisnąć przycisk Aktywuj. Podczas aktywacji programu klucz aktywacyjny weryfikowany jest przez Internet, dlatego aby dokonać aktywacji niezbędne jest aktywne połączenie z Internetem.





Ustawienie parametrów pracy z programem

Przed rozpoczęciem pracy z programem zalecane jest jego skonfigurowanie. W tym celu należy wejść w ikonę Konfiguracja. W zakładce Dane firmy należy podać dane rejestrowe firmy, nazwę banku i numer rachunku bankowego, dane kontaktowe oraz opcjonalnie adres email i strony internetowej firmy. Dane, które są w tym miejscu określane są umieszczane na wydrukach kreowanych przez program.





Opis stałych elementów programu

Programy serii Pakiet Przedsiębiorcy zostały tak zaprojektowane, aby łatwo było nauczyć się ich obsługi, a ich obsługa była możliwie prosta i intuicyjna. W związku z tym wszystkie okna główne i słownikowe zawierają zbiór tych samych, stałych elementów służących do obsługi. Większość okien z listą jakichkolwiek danych zawiera zawsze przyciski (od lewej, w nawiasach podano skrót klawiszowy): Dodaj (Ctrl N), Zmień (F2), Usuń (Delete), Drukuj (Ctrl P), Znajdź (Ctrl F), Filtr (Ctrl L), Widok. Przyciski te występują bezwzględnie na każdym widoku z listą danych. Czasami jednak znajdują się inne, dodatkowe przyciski związane ze specyfiką danego okna. Naciśnięcie prawego przycisku myszy w obszerze widoku z danymi powoduje otwarcie menu podręcznego w którym zawarte są również wyżej opisane funkcjonalności. Dostęp do poszczególnych funkcji jest również możliwy poprzez jej wybór z głównego menu u góry (Dane, Edycja, Widok, Pomoc).

Pierwsze trzy przyciski służą do dodawania, poprawy lub usuwania zaznaczonych wpisów w danym widoku (danych pracownika, rodzaj umowy, danych słownikowych, itd. itp.).

Przycisk Drukuj służy do drukowania aktualnego widoku. Dla niektórych widoków zdarza się, że występuje więcej niż jeden wydruk. W takich sytuacjach po naciśnięciu tego przycisku rozwija się dodatkowe menu do wyboru konkretnego wydruku. Okno potwierdzenia wydruku pojawiające się po wybraniu opcji drukowania zostało również ustandaryzowane. W większości przypadków jest ono takie samo. Dla niektórych tylko okien okno potwierdzenia wydruku zawiera dodatkowe opcje. Wysyłanie wydruków jest możliwe zarówno do drukarki jak i do plików PDF.

Przycisk Znajdź służy do wyszukiwania danych i ustawiania kursora na wpisie spełniającym zadane kryteria wyszukiwania. Przycisk Filtr natomiast służy do filtrowania widoku. Po wpisaniu wartości w filtr, aktualny widok jest w czasie rzeczywistym zawężany tylko do danych spełniających kryteria wskazane w filtrze. W przypadku gdy jakikolwiek filtr jest włączony w dolnym obszarze widoku pojawia się informacja Filtrowanie widoku jest włączone z możliwością natychmiastowego wyłączenia wszystkich filtrów.

Przycisk Widok służy do ustawień aktualnego widoku danych. Przy jego pomocy można określić, które kolumny mają się w danym widoku pojawiać, a które nie oraz można określić kolumnę według której widok ma być sortowany wraz z kierunkiem ułożenia danych (malejącym czy rosnącym wedle kolumny sortującej).

Szybszego wyboru kolumny według, której mają być porządkowane dane w widoku można dokonać poprzez kliknięcie nagłówka tejże kolumny. Ponowne kliknięcie tej samej kolumny odwraca kierunek sortowania.





Opis głównych okien programu



Pracownicy, umowy

W tej części programu zdefiniowani są wszystkie umowy z pracownikami, których będzie obsługiwał program. Program obsługuje umowy o pracę oraz umowy zlecenia i umowy o dzieło. Aby dodać nowego pracownika do bazy danych należy kliknąć Dodaj. Ewidencja umów (pracowników) obejmuje między innymi:

- Dane personalne - zakres informacji zgodny z typowym kwestionariuszem osobowym (imię, drugie imię nazwisko, imię matki/imię ojca, NIP, PESEL, numer konta na, które ma wpływać wynagrodzenie, itd. itp.)

- Dane adresowe

- Informacje o zatrudnieniu (zakładka Zatrudnienie) - data rozpoczęcia pracy, miejsce wykonywania pracy, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy, kwotę wynagrodzenia oraz ewentualne inne dodatkowe składniki wynagrodzenia.

- Opcjonalnie w zakładce Umowa można zdefiniować inne warunki zatrudnienia.

W przypadku, gdy pracownik został zwolniony należy w zakładce Zwolnienie zaznaczyć Pracownik zwolniony, podać datę zwolnienia oraz wybrać tryb zwolnienia. Do wyboru są następujące standardowe tryby zwolnienia: dyscyplinrane, wygaśnięcie umowy, wypowiedzenie pracodawcy, wypowiedzenie pracownika, z upływem czasu, za porozumieniem stron.

W celu zakończenia trwania umowy o pracę można użyć przycisku Aneks, który tworzy nowy wpis i kopiuje wszystkie dane pracownika. W przypadku tworzenia aneksu należy zwrócić uwagę na rodzaj umowy oraz daty rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Zakładka Ustawienia pozwala na zdefiniowanie parametrów określających koszty uzyskania przychodu indywidualnie każdego pracownika jak również czy odprowadzać składki na ubezpieczenie chorobowe, na fundusz emerytur pomostowych, fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych oraz czy uwzględniać kwotę wolną od podatku.

Za pomocą opcji Słowniki - Wzory umów o pracę można zdefiniować stałe wzory umów. W przypadku konieczności wpisania dużej liczby pracowników lub dużej ich rotacji pozwala to na znaczne zaoszczędzanie czasu poprzez wyeliminowanie konieczności wpisywania tych samych danych dla różnych pracowników. W przypadku gdy zdefiniowano przynajmniej jeden wzorzec przy dodawaniu nowej umowy otwiera się lista wyboru wzorca. Po wyborze wzorca z listy dane z tego wzorca są kopiowane do nowej umowy.

Z poziomu okna Pracownicy, umowy możliwe jest utworzenie następujących wydruków dla wybranego pracownika: umowy o pracę, skierowania na wstępne badania lekarskie, skierowania na okresowe badania lekarskie, skierowania na kontrolne badania lekarskie, zaświadczenia o zarobkach, świadectwa pracy.





Listy obecności

Aby włączyć widok roboczy listy obecności należy wejść w ikonę Listy obecności.

Widok podzielony jest na poszczególnych pracowników i na miesiące. Wyboru odpowiedniego miesiąca można dokonać poprzez wciśnięcie przycisku Zmień miesiąc lub poprzez przełączenie się przyciskami strzałek. Lista wyboru miesięcy zawiera tylko te lata dla których istnieją aktywne umowy o pracę i zawiera wyłącznie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Nie są więc dostępni w tym widoku pracownicy zatrudnieni na umowę zlecenia i umowę o dzieło.

Lista obecności generowana jest w oparciu o aktywne umowy zdefiniowane w oknie Pracownicy, umowy. Z poziomu listy obecności nie można dodać żadnego nowego wpisu lub usunąć istniejących wpisów. Lista generowana jest automatycznie dla danego miesiąca w oparciu o aktywne umowy o pracę. Opcja Zmień pozwala na wywołanie szczegółowej listy obecności dla danego pracownika w podziale na poszczególne dni miesiąca. Lista szczegółowa pozwala na wpisywanie w poszczególne dni miesiąca różnego rodzaju nieobecności, wpisać pracę w nadgodzinach lub urlop. W celu szybkiego wpisania nieobecności, np. urlopu w zadanym okresie czasu od dnia do dnia należy wybrać opcję Wpisz nieobecności.

Opcja Zamknij miesiąc pozwala na zamknięcie aktualnie wybranego miesiąca. Pozwala to na zablokowanie możliwości dokonania jakichkolwiek modyfikacji w danym okresie. Jeśli zajdzie konieczność zamknięty miesiąc można w każdej chwili otworzyć przy pomocy opcji Otwórz miesiąc dostępnej z poziomu zamkniętego miesiąca.

Z poziomu okna Listy obecności możliwe jest utworzenie następujących wydruków: pustej listy obecności do podpisów, miesięcznej ewidencji czasu pracy wybranego pracownika, rocznej ewidencji czasu pracy wybranego pracownika.





Listy płac

Aby włączyć widok roboczy list płac należy wejść w ikonę Listy płac.

Widok podzielony jest na poszczególnych pracowników i na miesiące. Wyboru odpowiedniego miesiąca można dokonać poprzez wciśnięcie przycisku Zmień miesiąc lub poprzez przełączenie się przyciskami strzałek. Lista wyboru miesięcy zawiera tylko te lata dla których istnieją aktywne umowy o pracę.

Lista płac generowana jest w oparciu o aktywne umowy zdefiniowane w oknie Pracownicy, umowy. Z poziomu listy płac nie można dodać żadnego nowego wpisu lub usunąć istniejących wpisów. Lista płac generowana jest automatycznie dla danego miesiąca w oparciu o aktywne umowy o pracę oraz zdefiniowane nieobecności, urlopy i nadgodziny. Opcja Zmień pozwala na wywołanie listy płacy dla danego pracownika. Lista płac danego pracownika pozwala na zdefiniowanie poszczególnych składników płacowych oraz zawiera zestawienie odliczeń oraz kosztów pozapłacowych. Z poziomu okna edycji płacy możliwe jest szybkie wywołanie listy obecności danego pracownika. Modyfikacja listy obecności powoduje szybkie przeliczenie wynagrodzenia.

Opcja Zamknij miesiąc pozwala na zamknięcie aktualnie wybranego miesiąca. Pozwala to na zablokowanie możliwości dokonania jakichkolwiek modyfikacji w danym okresie. Jeśli zajdzie konieczność zamknięty miesiąc można w każdej chwili otworzyć przy pomocy opcji Otwórz miesiąc dostępnej z poziomu zamkniętego miesiąca.

W przypadku gdy w systemie zainstalowana jest aplikacja księgowa Księga lub Mała Księgowość dostępny jest jeszcze przycisk Zaksięguj lub Wyksięguj. Pozwala on na automatyczne zaksięgowanie lub wyksięgowanie listy płac aktualnie wybranego miesiąca w aplikacji księgowej. W Konfiguracji w zakładce Księgowanie można określić czy listy płac mają być księgowane automatycznie podczas generowania list płac za kolejne miesiące czy manualnie poprzez konieczność naciśnięcia przycisku Zaksięguj.

Z poziomu okna Listy płac możliwe jest utworzenie następujących wydruków: indywidualnej listy płac, listy płac wszystkich pracowników, karty wynagrodzeń pracowników, zestawienia kosztów pracodawcy oraz zaświadczenia o zarobkach.





Zestawienia

Aby włączyć zestawienia należy wejść w ikonę Zestawienia.

Okno wybranego zestawienia ma zawsze dwa widoki: tabelaryczny i graficzny. Widok tabelaryczny zawiera stabelaryzowane dane na podstawie których generowany jest wykres graficzny. W zależności od rodzaju wykresu jest on liniowy lub słupkowy. Wyboru widoku dokunuje się poprzez przyciski Tabela oraz Wykres. Poniżej znajduje się lista wyboru zestawienia oraz zakres dat z jakiego ma zostać wygenerowane zestawienie. Można dokonać wyboru predefiniowanego zakresu lub ustawić własny zakres dat.

W przypadku wykresu graficznego możliwe jest wybranie dodatkowych opcji takich jak kierunek sortowania słupków oraz widoczność etykiet i wartości.

Aby dokonać wydruku zestawienia należy kliknąć przycisk Drukuj. Bez względu na rodzaj wybranego widoku drukowana jest zawsze tylko i wyłącznie forma tabelaryczna zestawienia.





Kalkulator wynagrodzeń

Aby włączyć kalkulator należy wejść w ikonę Kalkulator wynagrodzeń.

Kalkulator wynagrodzeń oblicza na podstawie wprowadzonej kwoty wynagrodzenia brutto wynagrodzenie netto oraz wszystkie potrącenia i koszty pracodawcy. Kalkulator wylicza składniki przy założeniu pracy na umowę w pełnym wymiarze godzin. Podaje wyniki dynamicznie natychmiast po wprowadzeniu wartości wynagrodzenia brutto.





Wzorce umów

Aby przejść do wzorców umów należy wejść w ikonę Wzorce umów.

W tej części programu można zdefiniować stałe wzorce umów, których można używać podczas zatrudniania nowych pracowników. Wzorce pozwalają na zdefiniowanie nieograniczonej ilości stałych wzorców, które są takie same dla wszystkich zatrudnionych pracowników. Dzięki temu podczas wprowadzania kolejnych umów nie trzeba każdorazowo wpisywać tych samych danych.

W przypadku gdy zdefiniowano jakiekolwiek wzorce to podczas dodawania nowej umowy najpierw wyświetlane jest okno wyboru wzorca. Po wybraniu danego wzorca kopiowane są dane z tego wzorca.





Konfiguracja programu

Aby otworzyć okno Konfiguracji należy wejść w ikonę Konfiguracja. W lewej części jest lista z wyborem zakładek Konfiguracji. Poniżej opisano poszczególne zakładki:

  • Dane firmy
    Zakładka ta zawiera dane rejestrowe firmy, które umieszczane są na wydrukach kreowanych przez program.

  • Preferencje użytkownika
    Zakładka ta zawiera informację dotyczącą dnia wypłaty, nazwy dla dodaktowych składników płacowych oraz procent składki na ubezpieczenie wypadkowe.

  • Księgowanie
    Zakładka ta zawiera parametry konfigurujące współpracę z programami księgowymi dzięki którym możliwe jest automatyczne księgowanie list płac. Program umożliwia automatyczne księgowanie w aplikacjach Księga oraz Mała Księgowość.

  • Styl wydruków
    Zakładka ta zawiera parametry definiujące styl wydruków. Dla większości wydruków można wpływać na takie elementy jak rozmiary marginesów, krój czcionki, wielkość czcionki, kolor czcionki oraz wypełnienie nagłówków tabel.

  • Bezpieczeństwo
    Zakładka ta zawiera parametry pozwalające na zabezpieczenie wejścia do programu hasłem oraz określające częstotliwość proponowania sporządzania kopii danych. W zależności od ustawień po wyjściu z programu pojawia się okno dialogowe z propozycją sporządzenia kopii danych oraz wyświetlane jest okno wyboru folderu do którego mają zostać skopiowane dane.

  • Automatyczne aktualizacje
    Zakładka ta zawiera parametry określające częstotliwość sprawdzania dostępności nowej wersji programu. Dostępność nowej wersji sprawdzana jest przez Internet więc odpowiednie działanie tej opcji wymaga, aby komputer miał połączenie z Internetem.

  • Wygląd programu
    Zakładka ta zawiera parametr pozwalający na zmianę szablonu ("skórki") interfejsu programu. Wyboru można dokonać spośród dziewięciu zdefiniowanych na stałe szablonów. Mechanizm ten działa na systemach Windows Vista lub nowszych. W przypadku korzystania z systemów Windows XP i starszych pewne elementy programu mogą wyświetlać się nieprawidłowo.





Integracja z innymi programami serii Pakiet Przedsiębiorcy

Integracja pozwala na automatycznie księgowanie list płac w aplikacjach księgowych Pakiet Przedsiębiorcy Księga i Pakiet Przedsiębiorcy Mała Księgowość.

Program przy każdorazowym uruchomieniu stara się samodzielnie wykryć obecność aplikacji księgowej. W przypadku wykrycia w systemie obecności którejś z wyżej wymienionych aplikacji na oknie Listy płac pojawia się przycisk Zaksięguj służący do księgowania lub wyksięgowywania listy płac za dany miesiąc.

Aby ręcznie włączyć lub zmienić parametry integracji należy wejść w Konfigurację w zakładkę Księgowanie. Aby możliwe było księgowanie list płac należy włączyć parametr Integracja z programem księgowym i wybrać aplikację do której ma być księgowana lista płac. W przypadku wybrania aplikacji Pakiet Przedsiębiorcy - Księga w polu Baza danych programu księgowego należy wskazać plik bazy danych database.mdb z programu Księga. W przypadku wybrania aplikacji Pakiet Przedsiębiorcy - Mała Księgowość w polu Folder danych programu księgowego należy wskazać folder instalacyjny programu Mała Księgowość w którym znajdują się pliki z bazami danych, a w polu Firma należy wskazać do której firmy z aplikacji Mała Księgowość mają być księgowane listy płac. Po wybraniu z listy aplikacji program sam powinien znaleźć odpowiednią ścieżkę. Jeśli tak się nie stanie należy ją wskazać "ręcznie" poprzez wpisanie ścieżki lub wsiśnięcie przycisku wyboru pliku.

W przypadku prawidłowo skonfigurowanej integracji po kliknięciu przycisku Testuj połączenie powinien wystąpić komunikat o poprawnym nawiązaniu połączenia. Jeśli wystąpi komunikat z błędem oznacza to, że ścieżka nie została poprawnie podana, plik bazy danych nie istnieje, jest uszkodzony lub niewłaściwy. W przypadku otrzymania komunikatu z błędem automatyczne księgowanie listy płac w programie księgowym nie będzie działać prawidłowo.

Możliwe jest automatyczne i "ręczne" księgowanie list płac w programie księgowym. Gdy zaznaczony jest przełącznik Automatyczne księgowanie wynagrodzeń listy płac są księgowane automatycznie. W przypadku wyłączenia tego parametru listy płac nie są księgowane automatycznie i należy księgować je "ręcznie" poprzez naciśnięcie przycisku Zaksięguj.





Aktualizowanie programu

Średnio raz w miesiącu udostępniana jest Użytkownikom kolejna wersja programu. W przypadku pojawienia się nowszej wersji zalecane jest dokonanie aktualizacji. Używanie zawsze najnowszej wersji programu gwarantuje jego zgodność z aktualnymi przepisami. Częstotliwość sprawdzania dostępności nowej wersji domyślnie ustawiona jest na raz w tygodniu. Można to jednak zmienić w Konfiguracji w zakładce Automatyczne aktualizacje.

Aktualizacje można również wymusić "ręcznie". Można to zrobić z poziomu programu poprzez użycie opcji Pomoc - Aktualizacja programu lub poprzez wejście w menu Windows START - Wszystkie programy - Kadry i Płace - Aktualizacja programu.

W przypadku wystąpienia błędu podczas aktualizacji lub gdy nie zostanie ona ukończona może wystąpić sytuacja, że program przestanie się uruchamiać. W takiej sytuacji należy go ponownie zaktualizować poprzez wejście w menu Windows START - Wszystkie programy - Kadry i Płace - Aktualizacja programu.





Tworzenie kopii bezpieczeństwa

Wszelkie dane przechowywane są na komputerze Użytkownika. Zatem to Użytkownik odpowiedzialny jest za ich bezpieczeństwo. W programie istnieje mechanizm pozwalający na ekport wszystkich danych do zewnętrznego pliku oraz na import danych z zewnętrznego pliku. Awarie baz danych nie zdarzają się w ogóle o ile nie uległ uszkodzeniu nośnik na którym dane te są zapisane. Nie mniej jednak zalecane jest możliwie częste eksportowanie danych na wypadek awarii komputera lub nośnika na którym są przechowywane lub na wypadek kradzieży lub zagninięcia komputera. Zalecane jest tworzenie kopii danych na zewnętrzny nośnik: pendrive, płytę CD lub DVD, dyskietkę, pocztę e-mail, FTP, kartę pamięci, itd. itp. Tworzenie kopii na dysk twardy komputera na którym zainstalowany jest program mija się bowiem z celem.

W celu wykonania kopii danych należy wejść w opcję Dane - Eksport bazy danych i wskazanie lokalizacji oraz nazwy pliku do którego baza danych ma zostać wyeksportowana. Aby przywrócić dane z kopii należy wejść w opcję głównego menu Dane - Import bazy danych i wskazać wyeksportowany wcześniej plik.

W programie istnieje mechanizm przypominania o konieczności utworzenia kopii danych. Wówczas program przy zamknięciu pyta czy wykonać kopię danych, a następnie wskazuje okno wyboru folderu do którego dane mają zostać zapisane. W takiej sytuacji nazwa pliku generowana jest automatycznie i zawiera oprócz nazwy programu datę i godzinę utworzenia kopii. Po dokonaniu kopii zalecane jest sprawdzenie czy plik z kopią danych na pewno został zapisany we wskazanym miejscu.

Ustawienia częstotliwości przypominania i konieczności utworzenia kopii można dokonać w Konfiguracji w zakładce Bezpieczeństwo.





Uwagi końcowe

Producent oprogramowania Fineco Software dołożył wszelkich starań, aby oprogramowanie było możliwe najbardziej funkcjonalne i intuicyjne oraz spełniało oczekiwania jak najszerszej rzeszy Użytkowników oraz, aby niniejsza instrukcja w możliwie szerokim stopniu wyczerpywała temat. W przypadku braku odpowiedzi na dany temat w niniejszej instrukcji oraz w FAQ prosimy o wysłanie pytania korzystając z formularza kontaktu na stronie http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/kontakt.

W przypadku pojawienia się błędów w programie prosimy o ich zgłaszanie poprzez formularz na stronie http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/kontakt-5-kadry-i-place-nieznany-.

W przypadku chęci zaproponowania nowej funkcjonalności lub zmian, które zdaniem Państwa przyczyniłyby się do polepszenia programu prosimy o wysyłanie zgłoszeń poprzez formularz na stronie http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/kontakt-4-kadry-i-place-nieznany-.