Strona główna » Instrukcje obsługi » Instrukcja obsługi programu Sprzedaż i Magazyn

Instrukcja obsługi programu Sprzedaż i Magazyn





Instalacja programu

Program Pakiet Przedsiębiorcy Sprzedaż i Magazyn można zainstalować zarówno z płyty CD, którą można dodatkowo zamówić lub poprzez użycie Instalatora, który można pobrać ze strony internetowej. W przypadku instalacji z płyty należy uruchomić plik SprzedazMagazyn.exe. W przypadku instalacji z Internetu należy pobrać Instalator ze strony http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/download. Dostępny w Internecie plik instalatora pod linkiem Pobierz program należy pobrać, a następnie uruchomić. Zarówno w jednym jak i drugim przypadku zostanie uruchomiony Kreator instalacji programu Sprzedaż i Magazyn. Następnie należy ściśle stosować się do kroków opisanych w Instalatorze.

Podczas instalacji należy zaakceptować warunki Umowy Licencyjnej, które określają zasady korzystania z oprogramowania poprzez kliknięcie przycisku Zgadzam się. Następnie należy podać folder docelowy w którym ma zostać zainstalowany program. Zalecane jest nie zmienianie domyślnie zaproponowanej lokalizacji docelowej. Aby rozpocząć instalację w wybranym w folderze docelowym należy kliknąć przycisk Zainstaluj, a następnie Zakończ.

Jeśli program został poprawnie zainstalowany to na pulpicie powinna zostać umieszczona ikona z niebieskim i żółtym prostokątem z opisem Sprzedaż i Magazyn. Ikona ta służy do uruchamiania programu. W menu START systemu Windows w sekcji Wszystkie programy powinna również zostać utworzona podsekcja Sprzedaż i Magazyn. W sekcji tej oprócz skrótu uruchomieniowego powinien znaleźć się program Aktualizacja do dokonywania aktualizacji programu przez Internet oraz program Odinstaluj służący do odinstalowania i całkowitego usunięcia programu z systemu Windows.





Aktywacja programu

W przypadku pierwszej instalacji programu uruchamia się on w wersji testowej. Wersja testowa służy do bezpłatnego przetestowania programu przed zakupem. Wersja testowa jest w pełni funkcjonalna i działa przez 30-dni od chwili pierwszego uruchomienia. Po tym czasie dostęp do programu jest blokowany.

W celu rejestracji programu lub w celu odblokowania dostępu po zakończeniu działania wersji próbnej należy go aktywować kluczem aktywacyjnym, który otrzymuje się po zakupie licencji. Aby dokonać aktywacji należy wejść w Dane - Aktywuj program, wpisać 20-cyfrowy klucz aktywacyjny, a następnie wcisnąć przycisk Aktywuj. W przypadku gdy dostęp do programu jest już zablokowany należy na oknie z komunikatem o zakończeniu możliwości korzystania z wersji testowej wcisnąć przycisk Aktywuj. Podczas aktywacji programu klucz aktywacyjny weryfikowany jest przez Internet, dlatego aby dokonać aktywacji niezbędne jest aktywne połączenie z Internetem.





Ustawienie parametrów pracy z programem

Przed rozpoczęciem pracy z programem zalecane jest jego skonfigurowanie. W tym celu należy wejść w ikonę Konfiguracja. W zakładce Dane firmy należy podać dane rejestrowe firmy, zaznaczyć czy firma jest płatnikiem VAT i jeśli tak to czy ewentualnie rozlicza VAT metodą kasową. Oprócz tego opcjonalnie można podać dane kontaktowe oraz numer KRS i kapitał zakładowy. Dane, które są w tym miejscu określane są umieszczane na wydrukach dokumentów sprzedaży w sekcji Sprzedawca, a na dokumentach zakupu w sekcji Nabywca.





Słowniki

Słowniki to proste, definiowane przez użytkownika tabele z danymi w których znajdują się wpisy do szybkiego wyboru na niektórych oknach. Zdefiniowanie własnych słowników pozwala na przyśpieszenie i usprawnienie pracy z programem. Pozwalają bowiem na wpisanie tych danych, które często się powtarzają. Pozwala to na niewpisywanie ich za każdym razem lecz na bezpośrednie użycie ze słownika, który jest wywoływany z poziomu danego okna. Program Pakiet Przedsiębiorcy Sprzedaż i Magazyn zawiera następujące słowniki: Jednostki miary, Formy płatności, Stawki VAT, Powody korekty, Waluty, Uwagi do dokumentów, Kategorie kontrahentów, Kategorie towarów i usług, Ustawienia dokumentów.

Otwarcie danego słownika odbywa się poprzez wejście w opcję Słowniki i wybranie z menu odpowiedniego słownika lub poprzez przyciski na oknach edycji na których dany słownik jest wykorzystywany.





Opis stałych elementów programu

Programy serii Pakiet Przedsiębiorcy zostały tak zaprojektowane, aby łatwo było nauczyć się ich obsługi, a ich obsługa była możliwie prosta i intuicyjna. W związku z tym wszystkie okna główne i słownikowe zawierają zbiór tych samych, stałych elementów służących do obsługi. Większość okien z listą jakichkolwiek danych zawiera zawsze przyciski (od lewej, w nawiasach podano skrót klawiszowy): Dodaj (Ctrl N), Zmień (F2), Usuń (Delete), Drukuj (Ctrl P), Znajdź (Ctrl F), Filtr (Ctrl L), Widok. Przyciski te występują bezwzględnie na każdym widoku z listą danych. Czasami jednak znajdują się inne, dodatkowe przyciski związane ze specyfiką danego okna. Naciśnięcie prawego przycisku myszy w obszerze widoku z danymi powoduje otwarcie menu podręcznego w którym zawarte są również wyżej opisane funkcjonalności. Dostęp do poszczególnych funkcji jest również możliwy poprzez jej wybór z głównego menu u góry (Dane, Edycja, Widok, Pomoc).

Pierwsze trzy przyciski służą do dodawania, poprawy lub usuwania zaznaczonych wpisów w danym widoku (danych słownikowych, zdarzeń gospodarczych, faktur w rejestrze faktur, itd. itp.).

Przycisk Drukuj służy do drukowania aktualnego widoku. Dla niektórych widoków zdarza się, że występuje więcej niż jeden wydruk. W takich sytuacjach po naciśnięciu tego przycisku rozwija się dodatkowe menu do wyboru konkretnego wydruku. Okno potwierdzenia wydruku pojawiające się po wybraniu opcji drukowania zostało również ustandaryzowane. W większości przypadków jest ono takie samo. Dla niektórych tylko okien okno potwierdzenia wydruku zawiera dodatkowe opcje. Wysyłanie wydruków jest możliwe zarówno do drukarki jak i do plików PDF.

Przycisk Znajdź służy do wyszukiwania danych i ustawiania kursora na wpisie spełniającym zadane kryteria wyszukiwania. Przycisk Filtr natomiast służy do filtrowania widoku. Po wpisaniu wartości w filtr, aktualny widok jest w czasie rzeczywistym zawężany tylko do danych spełniających kryteria wskazane w filtrze. W przypadku gdy jakikolwiek filtr jest włączony w dolnym obszarze widoku pojawia się informacja Filtrowanie widoku jest włączone z możliwością natychmiastowego wyłączenia wszystkich filtrów.

Przycisk Widok służy do ustawień aktualnego widoku danych. Przy jego pomocy można określić, które kolumny mają się w danym widoku pojawiać, a które nie oraz można określić kolumnę według której widok ma być sortowany wraz z kierunkiem ułożenia danych (malejącym czy rosnącym wedle kolumny sortującej).

Szybszego wyboru kolumny według, której mają być porządkowane dane w widoku można dokonać poprzez kliknięcie nagłówka tejże kolumny. Ponowne kliknięcie tej samej kolumny odwraca kierunek sortowania.

Niektóre widoki zawierają dodatkowo listy boczne, drzewa boczne oraz podsumowania widoków. Są to zawsze zewnętrzne listy danych do których odwołują się wpisy z aktualnego widoku. Listami bocznymi są np. kategorie towarów w Towarach i usługach, kategorie kontrahentów w Kontrahentach, itd. itp. Zaznaczenie pozycji na liście lub listach powoduje ograniczenie (wyfiltrowanie) danego widoku do wpisów odwołujących się do zaznaczonych danych. Mechanizm taki pozwala na szybsze odnajdywanie i analizę danych. Niektóre widoki zawierają dodatkowo podsumowanie najbardziej istotnych kolumn, np. wartość wystawionych faktur, wartość należnego podatku VAT, itd. itp. Zarówno filtry boczne jak i podsumowanie można wyłączyć. Dokonać tego można poprzez menu podręczne dostępne po naciśnięciu prawego przycisku myszy w obszerze danego filtru lub podsumowania lub poprzez wybór opcji z głównego menu Widok (opcję Widok z menu głównego, tam gdzie: Dane, Edycja, Widok, Pomoc).





Opis głównych okien programu

Spis kontrahentów

Aby włączyć spis kontrahentów należy wejść w ikonę Kontrahenci. Jest to jeden z głównych elementów programu mający na celu ułatwienie i przyśpieszenie pracy z programem. Pozwala bowiem na stworzenie bazy kontrahentów dla których często wystawiane są dokumenty. Dzięki temu przy wystawianiu kolejnych faktur dla tych samych kontrahentów nie trzeba za każdym razem wpisywać tych samych danych.

Kontrahenci dzielą się na kategorie kontrahentów. Domyślnie podział jest na dostawców, odbiorców oraz dostawców i odbiorców. Struktrurę tę można zbudować wedle własnego uznania i potrzeb korzystając z opcji Słowniki - Kategorie kontrahentów.

Rozpoczęcie wpisywania kontrahenta od numeru NIP pozwala na automatyczne pobranie pozostałych danych firmy z Internetu (o ile dane te znajdują się w zasobach sieciowych).

W tych miejscach programu gdzie konieczne jest podawanie kontrahentów istnieje przycisk wywołujący okno wyboru kontrahenta. Szybkie wybranie kontrahenta powoduje przepisanie jego danych do dokumentu.





Spis towarów i usług

Aby włączyć spis towarów i usług należy wejść w ikonę Towary i usługi. Jest to jeden z głównych elementów programu mający na celu ułatwienie i przyśpieszenie pracy z programem. Pozwala bowiem na stworzenie bazy towarów i usług, które często są używane na dokumentach. Dzięki temu przy wystawianiu kolejnych faktur nie trzeba za każdym razem wpisywać tych samych danych.

W tym miejscu widoczny jest również stan ilościowy danego towaru. Towary i usługi dzielą się na kategorie, które można samodzielnie zdefiniować. Domyślnie podział jest tylko na towary i usługi, ale możliwe jest stworzenie dowolnej hierarchicznej struktury kategorii korzystając z opcji Słowniki - Kategorie towarów i usług.

Możliwe jest zdefiniowanie czterech różnych cen dla każdego z towarów lub usług. Domyślnie poszczególne rodzaje cen nazywają się Cena 1 [zł], Cena 2 [zł], Cena 3 [zł], Cena 4 [zł]. Własne nazwy dla poszczególnych cen można zdefiniować w Konfiguracja - Towary i usługi.

Pole Indeks jest polem własnym użytkownika, które domyślnie przyjmuje właśnie taką nazwę. Jednakże nazwę dla tego pola można zmienić według własnych potrzeb w Konfiguracja - Towary i Usługi - Nazwa cechy dla towarów i usług.

Na oknie dodawania nowego towaru (lub usługi) istnieje sekcja Stany magazynowe. Zawarte są w niej parametry Kartoteka jest usługą oraz Ilość. Jeśli wpis zostanie zdefiniowany jako usługa to nie będą dla niego widoczne oraz zliczane ilości. Pole Ilość w tym miejscu służy do ustalenia stanu początkowego z chwili rozpoczęcia pracy z programem. Po użyciu towaru na jakimkolwiek dokumencie nie będzie już możliwości zmiany tych parametrów, a kolejne ilości będą liczone względem stanu początkowego.

W tych miejscach programu gdzie konieczne jest podawanie danych towaru lub usług istnieje przycisk wywołujący okno wyboru towaru i usługi. Wybranie towaru lub usługi powoduje automatyczne przepisanie danych tego towaru lub usługi do pozycji dokumentu.

Istnieje możliwość nominacji towarów i usług w innej walucie niż polski złoty. Walutę dla towarów i usług można określić w Konfiguracja - Towary i usługi - Waluta w której nominowane są ceny. Podczas pobierania towarów lub usług z listy do dokumentu ceny są przeliczane według aktualnego kursu NBP z dnia wystawienia faktury w zależności od waluty dokumentu i waluty cennika.

W menu dostępnym pod prawym przyciskiem myszy wywołanym w kontekście danego towaru istnieją opcje Historia obrotu towarem oraz Historia ostatnich dostaw. Pierwsza opcja pozwala na prześledzenie jak zmieniała się ilość danego towaru na przestrzeni czasu w zależności od obrotu dokumentami. Druga opcja pozwala prześledzić wszystkie przychody i rozchody danego towaru w zależności od obrotu towarem.

Aktualne ilości wyliczane są w oparciu o obrót danym towarem na dokumentach zakupu i sprzedaży liczone względem ilości początkowej lub ostatniej zamkniętej inwentaryzacji.





Rejestr faktur

Aby włączyć widok roboczy rejestru faktur należy wejść w ikonę Rejestr faktur. W rejestrze faktur znajduje się lista wszystkich wystawionych w programie dokumentów. Domyślnie lista uporządkowana jest według dat wystawienia malejąco. Powoduje to, że wszystkie kolejno wystawiane faktury pojawiać się będą u góry listy.

Po lewej stronie znajduje się drzewo dat dzielące się na lata, miesiące i dni. Zaznaczenie na liście danego roku, miesiąca lub dnia powoduje ograniczenie listy faktur do określonej daty lub zakresu dat. Poniżej znajduje się hierarchiczna lista dostępnych w programie rodzajów dokumentów. Zaznaczenie danego rodzaju dokumentu na liście spowoduje ograniczenie widoku tylko dla wybranego typu lub rodzaju dokumentów. Na dole znajduje się podsumowanie wartości wszystkich faktur zakupu i sprzedaży dostępnych w bieżącym widoku.

W celu wystawienia kolejnej faktury należy wcisnąć przycisk Dodaj. Po jego naciśnięciu pojawia się okno wyboru rodzaju dokumentu do wystawienia. Dostępne są trzy typy dokumentów: sprzedaży, zakupu oraz magazynowe. Dostępne dokumenty sprzedaży to: faktura, faktura proforma, faktura korekta, faktura procedura marży, faktura walutowa, faktura walutowa korekta, faktura do paragonu, faktura wewnątrzwspólnotowa, faktura eksportowa, paragon, faktura zaliczkowa, faktura do WZ, faktura końcowa, faktura wewnętrzna, faktura odwrotne obciążenie. Dostępne dokumenty zakupu to: rachunek, faktura, faktura korekta, nota korygująca, faktura VAT-RR, faktura do PZ. Natomiast dostępne dokumenty magazynowe to: wydanie na zewnątrz (WZ), rozchód wewnętrzny (RW), przychód wewnętrzny (PW). Podczas dodawania pierwszego dokumentu sprzedaży program zapyta o rodzaj stosowanej numeracji, o numer pierwszej faktury wystawianej w programie oraz o sposób wyliczania cen (od netto czy od brutto). Możliwe jest zastosowanie numeracji rocznej w której numery nadawane są od początku roku, numeracji miesięcznej w której numery nadawane są od początku wraz z każdym kolejnym miesiącem lub numeracji ręcznej w której program w ogóle nie narzuca numeru i można go zdefiniować samodzielnie. Program domyślnie stosuje trzy odrębne grupy numeracji. Większość rodzajów dokumentów ma tę samą numerację bez względu na rodzaj dokumentu. Osobno natomiast zliczane są faktury proforma oraz paragony. Po określeniu rodzaju numeracji należy wcisnąć przycisk Zapisz, aby przejść do edycji pierwszej faktury. Szczegółowy opis poszczególnych elementów faktury znajduje się w kolejnym rozdziale. Po wystawieniu faktury sprzedaży automatycznie otwierane jest okno potwierdzenia wydruku z poziomu, którego można od razu wydrukować wystawioną fakturę wciskając przycisk Drukuj. Na oknie potwierdzenia wydruku można określić czy wydrukowany ma zostać oryginał, kopia czy duplikat. Domyślnie drukowany jest zawsze oryginał i kopia. W przypadku gdy drukowany jest dokument walutowy (faktura walutowa, faktura eksportowa lub dostawa wewnętrzwspólnotowa) wyświetlana jest również lista wyboru języka na wydruku. Można wybrać język polski, niemiecki lub angielski.

Aby sporządzić wydruk wystawionych wcześniej faktur należy zaznaczyć daną fakturę na liście i wcisnąć przycisk Drukuj. Można również zaznaczać i drukować jednocześnie wiele dokumentów. W tym celu należy podświetlić kursorem wszystkie dokumenty, które mają zostać wydrukowane z jednocześnie wciśnietym klawiszem CTRL. Po wciśnięciu przycisku Drukuj drukowane są wszystkie zaznaczone dokumenty. Możliwe jest również sporządzenie wydruku rejestru faktur. W tym celu należy wcisnąć prawy przycisk myszy w obszarze listy faktur i wybrać opcję Drukuj rejestr faktur. W takim przypadku drukowany jest zawsze bieżący widok. Aby włączyć lub wyłączyć widoczność poszczególnych kolumn na wydruku należy użyć opcji Widok. Aby ograniczyć listę drukowanych danych (np. do określonego miesiąca) należy zaznaczyć na drzewie dat z lewej strony określony zakres dat.

Z poziomu rejestru faktur możliwe jest również szybkie wysłanie faktur e-mailem do kontrahenta. W tym celu należy zaznaczyć daną fakturę na liście i wcisnąć przycisk E-mail. Powoduje to otwarcie okna edycji wiadomości w domyślnym programie pocztowym z dołączoną w załączniku fakturą w pliku PDF.

W przypadku gdy w systemie zainstalowana jest aplikacja księgowa Księga, Ryczałt lub Mała Księgowość dostępny jest jeszcze przycisk Zaksięguj lub Wyksięguj. Pozwala on na automatyczne zaksięgowanie lub wyksięgowanie aktualnie zaznaczonego dokumentu do aplikacji księgowej. W Konfiguracji w zakładce Księgowanie można określić czy kolejno dodawane, zmieniane lub usuwane rachunki mają być księgowane automatycznie czy manualnie poprzez konieczność naciśnięcia przycisku Zaksięguj.

Dla każdej faktury można również prowadzić kontrolę ich rozliczenia. Faktury z oznaczonym parametrem Zapłacono traktowane są od razu jako rozliczone. Dla faktur z odroczonym terminem płatności można użyć opcji Rozlicz, która pozwala na rozliczenie dokumentu w programie w oparciu o cząstkowe spłaty na przykład na podstawie dowodów KP lub KW. Faktury z odroczonym terminem zapłaty dla, których upłynął już termin płatności wyświetlane są czerwoną czcionką. Dla faktur dla których minął termin płatności możliwe jest wydrukowanie wezwania do zapłaty. W tym celu należy zaznaczyć daną fakturę na liście i wybrać opcję Drukuj wezwanie do zapłaty dostępną pod prawym przyciskiem myszy.

Do szybkiego korygowania faktur służy opcja Koryguj. Jej wciśnięcie powoduje utworzenie korekty dla dokumentu w kontekście, którego została wywołana. Podczas edycji korekty należy poprawić pozycje różnicowe w sekcjach pozycji Parametry sprzedaży po korekcie lub Parametry zakupu po korekcie.

W celu szybkiego utworzenia faktury VAT z faktury proforma, faktury końcowej z faktury zaliczkowej, faktury do WZ z wydania na zewnątrz lub faktury zakupu do PZ z przyjęcia zewnętrznego należy użyć opcji Realizuj.





Okno edycji faktury

Okno edycji faktury dostępne jest podczas dodawania nowej faktury do rejestru faktur lub podczas edycji istniejącego dokumentu. Okno dzieli się na sekcje: Dane dokumentu, Kontrahent, Pozycje faktury, Dane dotyczące płatności, Zestawienie VAT oraz Uwagi. Korekty zamiast sekcji Dane dokumentu zawierają sekcję Korekta (odpowiednik sekcji Dane dokumentu) oraz Dokument. Sekcja Dokument zawiera parametry dokumentu korygowanego m.in. takie jak Numer dokumentu korygowanego lub Data dokumentu korygowanego.

Sekcja Dane dokumentu zawiera wymagane dane z nagłówka dokumentu takie jak Numer faktury, Miejsce wystawienia, Data wystawienia, Data sprzedaży. Część danych wypełnianych jest automatycznie. Pole Numer faktury przyjmuje dla dokumentów sprzedaży wartość zgodną z numeracją wybraną przy wystawieniu pierwszej faktury zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi. W przypadku faktur zakupowych numer należy przepisać ręcznie z faktury od dostawcy. W przypadku konieczności ręcznej zmiany numeru dokumentu sprzedaży należy przełączyć program w tryb numeracji ręcznej lub ustawić w Konfiguracji możliwość ręcznego poprawiania numeru dokumentów. Dokonać tego można w Konfiguracji - Dokumenty - Możliwość ręcznego poprawiania dokumentów . Pole Miejsce wystawienia przyjmuje domyślnie wartość zdefinowaną w danych firmy w Konfiguracji natomiast pola dat przyjmują domyślnie aktualną datę.

Sekcja Kontrahent zawiera dane kontrahenta dla którego wystawiana jest faktura. Dane te można wpisać ręcznie lub użyć ze zdefiniowanej wcześniej listy kontrahentów. Sekcja Kontrahent dzieli się na zakładki Kontrahent oraz Odbiorca. Wypełnienie pól z zakładki Kontrahent jest wymagane. Pola z zakładki Odbiorca wykorzystuje się w przypadku wysyłania faktury pocztą tradycyjną gdy jest inny adres do korespondencji. W przypadku wypełnienia pól z zakładki Odbiorca są one widoczne na fakturze w sekcji Adresat. Drukowane jest to w miejscu "okienka" na specjalnie dostosowanych do tego kopertach pocztowych.

Sekcja Pozycje faktury zawiera spis towarów i usług, które mają zostać umieszczone na fakturze. Aby dodać kolejną pozycję do faktury należy wcisnąć przycisk Dodaj. W przypadku konieczności modyfikacji błędnie dodanej pozycji lub jej usunięcia należy użyć opcji Zmień lub Usuń. Wymagane pola, które należy podać to Nazwa towaru lub usługi, Cena [zł], Ilość [zł] oraz Stawka VAT [%]. Pozostałe pola są obligatoryjne. Dane te można wpisać ręcznie lub użyć ze zdefiniowanej wcześniej listy na oknie Towary i usługi. Domyślnie wszystkie kolumny są umieszczane na wydruku, ale istnieje możliwość wyłączenia drukowania poszczególnych kolumn (lub zmiany ich rozmiaru) w Konfiguracja - Styl druku dokumentów. Pole Indeks jest polem własnym użytkownika, które domyślnie przyjmuje właśnie taką nazwę. Jednakże nazwę dla tego pola na wydruku można zmienić według własnych potrzeb w Konfiguracja - Nazwa cechy dla towarów i usług.

Sekcja Dane dotyczące płatności zawiera informacje na temat sposobu rozliczenia faktury przez kontrahenta. W przypadku gdy faktura jest już opłacona (np. nastąpiła przedpłata przelewem lub płatność za fakturę jest regulowana przez kontrahenta gotówką w chwili jej otrzymania) należy zaznaczyć opcję Zapłacono oraz wskazać odpowiednią formę płatności na liście. W przypadku gdy faktura ma odroczony termin płatności należy odznaczyć przełącznik Zapłacono i wskazać termin płatności oraz ewentualnie numer konta na jaki ma wpłynąć należność.

Należy w tym miejscu wspomnieć, że dostępne formy płatności oraz jednostki miar mogą zostać samodzielnie zdefiniowane przez użytkownika w odpowiednich słownikach dostępnych po wejściu w ikonę Słowniki na głównym oknie programu.

W przypadku tworzenia lub edycji faktur walutowych, faktur eksportowych oraz dostaw wewnątrzwspólnotowych program zawiera jeszcze sekcję Waluta (zakładka do przełączenia znajduje się obok zakładki Płatność). W zakładce tej znajdują się informacje dotyczące waluty, przelicznika oraz stosowanej tabeli kursowej. Podczas tworzenia dokumentu walutowego, zmiany waluty lub zmiany daty kursu program proponuje automatyczne pobranie kursu z Internetu z NBP. Pobierany jest zawsze kurs z dnia roboczego porzedzającego dzień wystawienia faktury.

Sekcja Zestawienie VAT zawiera automatycznie generowane zestawienie VAT w oparciu o pozycje dokumentu. Domyślnie zestawienie VAT wyliczane jest w oparciu o sumy kolumn Wartość netto lub Wartość brutto w zależności od sposobu wyliczania dokumentu. Możliwe jest jednak skonfigurowanie programu w taki sposób, aby zestawienie VAT było po prostu sumą poszczególnych kolumn Wartość netto, Wartość VAT oraz Wartość brutto w rozbiciu na stawki. Sposób wyliczania zestawienia VAT określa parametr konfiguracji Konfiguracja - Dokumenty - Zestawienie VAT wyliczane na podstawie podsumowania pozycji. Dokumenty walutowe posiadają dwa zestawienia VAT pomiędzy którymi można przełączać się zakładką PLN / [waluta]. Jedno zestawienie jest wtedy w walucie takiej jak pozycje dokumentu, a drugie jest przeliczone na złotówki według podanego kursu.

Sekcja Uwagi zawiera dodatkowe uwagi drukowane w stopce faktury. Możliwe jest ręczne wpisanie uwag lub wybranie z wcześniej zdefiniowanego słownika. Możliwe jest również zdefiniowanie stałych uwag w Konfiguracja - Uwagi do dokumentów, które są automatycznie dodawane do każdej tworzonej faktury.

Oprócz powyższych danych należy jeszcze wskazać personalnie osobę wystawiającą fakturę oraz ewentualnie (nieobowiązkowo) osobę upoważnioną do odbioru faktury.

Podczas dodawania pozycji do dokumentów sprzedaży możliwe jest wyliczanie cen sprzedaży z marżą lub narzutem naliczanymi względem ostatnich cen zakupu. Aby włączyć dostępność tej opcji należy włączyć opcję Konfiguracja - Dokumenty - Pokazuj okno wyliczania ceny. Cena względem, której wyliczana jest cena sprzedaży to uśredniona ważona cena z ostatnich dostaw.

W przypadku konieczności zmiany sposobu numeracji danego rodzaju dokumentu lub sposobu wyliczania cen należy użyć opcji Słowniki - Ustawienia dokumentów - [ rodzaj dokumentu ] - Zmień.





Kontrola należności i zobowowiązań (rozrachunki)

Aby włączyć widok roboczy modułu kontroli należności i zobowiązań (rozrachunków) należy wejść w ikonę Rozliczenia. Jest to rejestr wszystkich płatności gotówkowych i przelewowych od i do kontrahentów. Domyślnie lista uporządkowana jest według dat malejąco. Powoduje to, że wszystkie kolejno dodawane płatności pojawiać się będą u góry listy.

Po lewej stronie znajduje się drzewo dat dzielące się na lata, miesiące i dni. Zaznaczenie na liście danego roku, miesiąca lub dnia powoduje ograniczenie listy płatności do określonej daty lub zakresu dat. Poniżej znajduje się lista dostępnych typów płatności: przelew przychodzący, przelew wychodzący, wpłata gotówkowa i wypłata gotówkowa. Zaznaczenie danego rodzaju dokumentu na liście spowoduje ograniczenie widoku tylko dla wybranego rodzaju płatności. Po prawej stronie znajduje się (opcjonalnie) lista kontrahentów. W celu włączenia dostępności listy kontrahentów należy zaznaczyć opcję Pokazuj kontrahentów z menu głównego Widok. Zaznaczenie na liście danego kontrahenta powoduje ograniczenie listy płatności do określonego kontrahenta. Na dole znajduje się podsumowanie wartości wszystkich wpłat i wypłat dostępnych w bieżącym widoku.

W celu dodania kolejnej płatności należy wcisnąć przycisk Dodaj. Po jego naciśnięciu pojawia się okno wyboru rodzaju płatności. Dostępne są: przelew przychodzący, przelew wychodzący, wpłata gotówkowa i wypłata gotówkowa. Podczas dodawania pierwszej płatności gotówkowej program zapyta o rodzaj stosowanej numeracji i o numer pierwszego dokumentu typu kasa przyjęła (KP) lub kasa wydała (KW). Możliwe jest zastosowanie numeracji rocznej w której numery nadawane są od początku roku, numeracji miesięcznej w której numery nadawane są od początku wraz z każdym kolejnym miesiącem lub numeracji ręcznej w której program w ogóle nie narzuca numeru i można go zdefiniować samodzielnie. Po wybraniu rodzaju numeracji należy wcisnąć przycisk Zapisz, aby przejść do edycji pierwszej płatności.

Na oknie edycji płatności należy w polu Kwota podać kwotę wpłaty lub wypłaty. Po naciśnięciu przycisku Rozlicz automatycznie program powinien sam odnaleźć najstarsze nierozliczone faktury danego kontrahenta i je rozliczyć lub częściowo rozliczyć jeśli kwota nie pokrywa w całości wartości faktury. W zaproponowane przez program faktury można ingerować poprzez opcje Dodaj, Zmień lub Usuń. Dodanane do listy faktury są automatycznie rozliczane i "schodzą" z płatności nierozliczonych. Wpłaty lub wypłaty nie rozliczone w całości są na liście wyświetlane czerwoną kolorem czcionki.

Aby sporządzić wydruk potwierdzenia wystawionej wcześniej płatności należy zaznaczyć daną płatność na liście i wcisnąć przycisk Drukuj, a następnie Drukuj potwierdzenie. Możliwe jest również sporządzenie wydruku wszystkich płatności zawartych w aktualnym widoku. W tym celu należy wcisnąć przycisk Drukuj, a następnie Drukuj aktualny widok tabeli. W takim przypadku drukowany jest zawsze bieżący widok. Aby włączyć lub wyłączyć widoczność poszczególnych kolumn na wydruku należy użyć opcji Widok. Aby ograniczyć listę drukowanych danych (np. do określonego miesiąca) należy zaznaczyć na drzewie dat z lewej strony określony zakres dat.





Rejestry VAT

Aby wygenerować rejestry VAT w oparciu o wystawione w programie faktury należy wejść w ikonę Rejestr VAT i wybrać rodzaj rejestru: Rejestr VAT zakupu lub Rejestr VAT sprzedaży.

Zarówno Rejestr VAT zakupu jak i Rejestr VAT sprzedaży może być miesięczny lub kwartalny. Wyboru rodzaju rejestru dokonuje się parametrem Rodzaj rejestru. Wyboru odpowiedniego okresu można dokonać poprzez wybór wartości z listy Miesiąc lub Kwartał. Ponadto rejestr generowany jest odrębnie dla każdego rodzaju dokumentu. Wyboru rodzaju rejestru określa się parametrem Rodzaj rejestru. Wpisy w rejestrze VAT sprzedaży są na stałe posortowane względem daty wystawienia i względem tej daty są również nadawane numery porządkowe "Lp".

W przypadku konieczności przenumerowania wpisów należy użyć opcji Zmień Lp. W oknie dialogowym należy podać numer Lp dla aktualnie zaznaczonego wpisu. Wszystkie wpisy zostaną wówczas przenumerowane dla całego miesiąca lub kwartału względem wpisu dla, którego wybrano przenumerowanie. Wpisy wcześniejsze otrzymają numery poniżej wpisanego Lp, a wpisy późniejsze powyżej wpisanego Lp. W przypadku konieczności "przerzucenia" danego dokumentu do innego okresu rozliczeniowego można użyć opcji Zmień datę. Zmiana daty powoduje umieszczenie dokumentu w innym miesiącu lub kwartale.

Aby sporządzić wydruk danego rejestru VAT sprzedaży lub rejestru VAT zakupu za dany miesiąc lub kwartał należy użyć opcji Drukuj.





Inwentaryzacja

Aby zarządzać inwentaryzacjami należy wejść w ikonę Inwentaryzacja. Aby dodać kolejną inwentaryzację należy użyć przycisku Dodaj. Domyślnie generuje się spis z natury z ilościami spisanymi zgodnymi z ilościami księgowymi. W przypadku wydruku nie zamkniętej inwentaryzacji drukowany jest pusty arkusz spisu z natury. Po dokonaniu inwentaryzacji należy wejść w edycję inwentaryzacji i zmodyfikować ilości spisane dla każdej pozycji zgodnie ze stanem faktycznym wynikającym z inwentaryzacji. Od chwili zamknięcia inwentaryzacji przełącznikiem Inwentaryzacja zakończona wszystkie stany ilościowe będą naliczać się względem ostatniej zamkniętej inwentaryzacji. Aby wydrukować podsumowanie inwentaryzacji należy użyć opcji Drukuj dla zamkniętej inwentaryzacji.





Zestawienia

Aby włączyć zestawienia należy wejść w ikonę Zestawienia.

Okno wybranego zestawienia ma zawsze dwa widoki: tabelaryczny i graficzny. Widok tabelaryczny zawiera stabelaryzowane dane na podstawie których generowany jest wykres graficzny. W zależności od rodzaju wykresu jest on liniowy lub słupkowy. Wyboru widoku dokunuje się poprzez przyciski Tabela oraz Wykres. Poniżej znajduje się lista wyboru zestawienia oraz zakres dat z jakiego ma zostać wygenerowane zestawienie. Można dokonać wyboru predefiniowanego zakresu lub ustawić własny zakres dat.

W przypadku wykresu graficznego możliwe jest wybranie dodatkowych opcji takich jak kierunek sortowania słupków oraz widoczność etykiet i wartości.

Aby dokonać wydruku zestawienia należy kliknąć przycisk Drukuj. Bez względu na rodzaj wybranego widoku drukowana jest zawsze tylko i wyłącznie forma tabelaryczna zestawienia.





Konfiguracja programu

Aby otworzyć okno Konfiguracji należy wejść w ikonę Konfiguracja. W lewej części jest lista z wyborem zakładek Konfiguracji. Poniżej opisano poszczególne zakładki:

  • Dane firmy
    Zakładka ta zawiera dane rejestrowe firmy, które umieszczane są na wydrukach faktur w sekcji Sprzedawca.

  • Konta bankowe
    Zakładka ta zawiera numery rachunków bankowych.

  • Dokumenty
    Zakładka ta zawiera parametry definiujące zachowanie programu i sposób generowania dokumentów w określonych sytuacjach. Można w tym miejscu włączyć lub wyłączyć poszczególne parametry, dzięki którym program będzie zezwalał między innymi na: ręczną numerację dokumentów, rozliczanie faktur walutowych w złotówkach, podświetlanie na czerwono dokumentów nierozliczonych, dla których upłynął termin płatności, możliwość wpisywania cen netto i brutto bez względu na sposób wyliczania dokumentów.

  • Księgowanie
    Zakładka ta zawiera parametry konfigurujące współpracę z programami księgowymi dzięki którym możliwe jest automatyczne księgowanie wystawianych dokumentów. Program umożliwia automatyczne księgowanie w aplikacjach Księga, Ryczałt oraz Mała Księgowość.

  • Rozliczenia
    Zakładka ta zawiera parametry konfigurujące numerację i nazewnictwo dokumentów kasowych: kasa przyjęła (KP) oraz kasa wydała (KW).

  • Kontrahenci
    Zakładka ta zawiera parametr pozwalający włączyć w danych kontrahentów dane rolnika ryczałtowego. Ma to znaczenie w przypadku wystawiania faktur VAT-RR.

  • Towary i usługi
    Zakładka ta zawiera parametry definiujące walutę w której nominowane są ceny, sposób wyliczania cen w towarach i usługach oraz ilość stosowanych miejsc po przecinku w jednostkach miar.

  • Styl wydruków
    Zakładka ta zawiera parametry definiujące styl wydruków. Dla większości wydruków można wpływać na takie elementy jak rozmiary marginesów, krój czcionki, wielkość czcionki, kolor czcionki oraz wypełnienie nagłówków tabel. Nie wszystkie zdefiniowane ustawienia mają wpływ na wszystkie wydruki. Wielkość czcionki oraz marginesy nie dotyczą wydruku księgi przychodów i rozchodów oraz rejestrów VAT.

  • Ustawienia druku dokumentów
    Zakładka ta zawiera parametry definiujące elementy wydruku dokumentów. Można w tym miejscu przedefiniować nazwy niektórych sekcji na wydruku lub wyłączyć/włączyć drukowanie niektórych elementów między innymi datę sprzedaży lub etykiety "oryginał" lub "kopia" na wydruku.

  • Ustawienia druku pozycji dokumentów
    Zakładka ta zawiera parametry definiujące elementy wydruku dokumentów. Można w tym miejscu wyłączyć drukowanie poszczególnych kolumn w pozycjach dokumentów na wydruku, zmienić ich kolejność lub rozmiar.

  • Uwagi i elementy graficzne na wydruku
    Zakładka ta zawiera wskazanie plików graficznych dołączanych do wydruków oraz sposób ich umieszczenia na wydruku. Możliwe jest wstawienie elementu graficznego u góry lub na dole. Grafika u góry przeznaczona jest do stosowania jako graficzne logo firmy, a grafika na dole spełnia rolę pieczęci. Program przechowuje kopię plików wskazanych w tym miejscu więc w przypadku modyfikacji konieczne jest ponowne ich załadowanie do programu. Oprócz tego zakładka ta zawiera pole w którym można zdefiniować stałe uwagi, które są automatycznie dodawane do każdej dodawanej faktury.

  • Drukarka fiskalna
    Zakładka ta pozwala na drukowanie paragonów na drukarce fiskalnej. Program współgra tylko z drukarkami zgodnymi z protokołem POSNET.

  • Bezpieczeństwo
    Zakładka ta zawiera parametry pozwalające na zabezpieczenie wejścia do programu hasłem oraz określające częstotliwość proponowania sporządzania kopii danych. W zależności od ustawień po wyjściu z programu pojawia się okno dialogowe z propozycją sporządzenia kopii danych oraz wyświetlane jest okno wyboru folderu do którego mają zostać skopiowane dane.

  • Automatyczne aktualizacje
    Zakładka ta zawiera parametry określające częstotliwość sprawdzania dostępności nowej wersji programu. Dostępność nowej wersji sprawdzana jest przez Internet więc odpowiednie działanie tej opcji wymaga, aby komputer miał połączenie z Internetem.

  • Wygląd programu
    Zakładka ta zawiera parametr pozwalający na zmianę szablonu ("skórki") interfejsu programu. Wyboru można dokonać spośród dziewięciu zdefiniowanych na stałe szablonów. Mechanizm ten działa na systemach Windows Vista lub nowszych. W przypadku korzystania z systemów Windows XP i starszych pewne elementy programu mogą wyświetlać się nieprawidłowo.





Integracja z innymi programami serii Pakiet Przedsiębiorcy

Integracja pozwala na automatycznie księgowanie dokumentów w aplikacjach księgowych Pakiet Przedsiębiorcy Księga, Pakiet Przedsiębiorcy Ryczałt i Pakiet Przedsiębiorcy Mała Księgowość.

Program przy każdorazowym uruchomieniu stara się samodzielnie wykryć obecność aplikacji księgowej. W przypadku wykrycia w systemie obecności którejś z wyżej wymienionych aplikacji na oknie Rejestr dokumentów pojawia się przycisk Zaksięguj służący do księgowania lub wyksięgowywania kolejno dodawanych dokumentów.

Aby ręcznie włączyć lub zmienić parametry integracji należy wejść w Konfigurację w zakładkę Księgowanie. Aby możliwe było księgowanie dokumentów należy włączyć parametr Integracja z programem księgowym i wybrać aplikację do której mają być księgowane dokumenty. W przypadku wybrania aplikacji Pakiet Przedsiębiorcy - Księga lub Pakiet Przedsiębiorcy - Ryczałt w polu Baza danych programu księgowego należy wskazać plik bazy danych database.mdb z programu Księga lub Ryczałt. W przypadku wybrania aplikacji Pakiet Przedsiębiorcy - Mała Księgowość w polu Folder danych programu księgowego należy wskazać folder instalacyjny programu Mała Księgowość w którym znajdują się pliki z bazami danych, a w polu Firma należy wskazać do której firmy z aplikacji Mała Księgowość mają być księgowane dokumenty. Po wybraniu z listy aplikacji program sam powinien znaleźć odpowiednią ścieżkę. Jeśli tak się nie stanie należy ją wskazać "ręcznie" poprzez wpisanie ścieżki lub wsiśnięcie przycisku wyboru pliku.

W przypadku prawidłowo skonfigurowanej integracji po kliknięciu przycisku Testuj połączenie powinien wystąpić komunikat o poprawnym nawiązaniu połączenia. Jeśli wystąpi komunikat z błędem oznacza to, że ścieżka nie została poprawnie podana, plik bazy danych nie istnieje, jest uszkodzony lub niewłaściwy. W przypadku otrzymania komunikatu z błędem automatyczne księgowanie rachunków w programie księgowym nie będzie działać prawidłowo.

Możliwe jest automatyczne i "ręczne" księgowanie dokumentów w programie księgowym. Gdy zaznaczony jest przełącznik Automatyczne księgowanie dokumentów dokumenty są księgowane automatycznie. W przypadku wyłączenia tego parametru dokumenty nie są księgowane automatycznie i należy księgować je "ręcznie" poprzez naciśnięcie przycisku Zaksięguj.





Aktualizowanie programu

Średnio raz w miesiącu udostępniana jest Użytkownikom kolejna wersja programu. W przypadku pojawienia się nowszej wersji zalecane jest dokonanie aktualizacji. Używanie zawsze najnowszej wersji programu gwarantuje jego zgodność z aktualnymi przepisami. Częstotliwość sprawdzania dostępności nowej wersji domyślnie ustawiona jest na raz w tygodniu. Można to jednak zmienić w Konfiguracji w zakładce Automatyczne aktualizacje.

Aktualizacje można również wymusić "ręcznie". Można to zrobić z poziomu programu poprzez użycie opcji Pomoc - Aktualizacja programu lub poprzez wejście w menu Windows START - Wszystkie programy - Sprzedaż i Magazyn - Aktualizacja programu.

W przypadku wystąpienia błędu podczas aktualizacji lub gdy nie zostanie ona ukończona może wystąpić sytuacja, że program przestanie się uruchamiać. W takiej sytuacji należy go ponownie zaktualizować poprzez wejście w menu Windows START - Wszystkie programy - Sprzedaż i Magazyn - Aktualizacja programu.





Tworzenie kopii bezpieczeństwa

Wszelkie dane przechowywane są na komputerze Użytkownika. Zatem to Użytkownik odpowiedzialny jest za ich bezpieczeństwo. W programie istnieje mechanizm pozwalający na ekport wszystkich danych do zewnętrznego pliku oraz na import danych z zewnętrznego pliku. Awarie baz danych nie zdarzają się w ogóle o ile nie uległ uszkodzeniu nośnik na którym dane te są zapisane. Nie mniej jednak zalecane jest możliwie częste eksportowanie danych na wypadek awarii komputera lub nośnika na którym są przechowywane lub na wypadek kradzieży lub zagninięcia komputera. Zalecane jest tworzenie kopii danych na zewnętrzny nośnik: pendrive, płytę CD lub DVD, dyskietkę, pocztę e-mail, FTP, kartę pamięci, itd. itp. Tworzenie kopii na dysk twardy komputera na którym zainstalowany jest program mija się bowiem z celem.

W celu wykonania kopii danych należy wejść w opcję Dane - Eksport bazy danych i wskazanie lokalizacji oraz nazwy pliku do którego baza danych ma zostać wyeksportowana. Aby przywrócić dane z kopii należy wejść w opcję głównego menu Dane - Import bazy danych i wskazać wyeksportowany wcześniej plik.

W programie istnieje mechanizm przypominania o konieczności utworzenia kopii danych. Wówczas program przy zamknięciu pyta czy wykonać kopię danych, a następnie wskazuje okno wyboru folderu do którego dane mają zostać zapisane. W takiej sytuacji nazwa pliku generowana jest automatycznie i zawiera oprócz nazwy programu datę i godzinę utworzenia kopii. Po dokonaniu kopii zalecane jest sprawdzenie czy plik z kopią danych na pewno został zapisany we wskazanym miejscu.

Ustawienia częstotliwości przypominania i konieczności utworzenia kopii można dokonać w Konfiguracji w zakładce Bezpieczeństwo.





Uwagi końcowe

Producent oprogramowania Fineco Software dołożył wszelkich starań, aby oprogramowanie było możliwe najbardziej funkcjonalne i intuicyjne oraz spełniało oczekiwania jak najszerszej rzeszy Użytkowników oraz, aby niniejsza instrukcja w możliwie szerokim stopniu wyczerpywała temat. W przypadku braku odpowiedzi na dany temat w niniejszej instrukcji oraz w FAQ prosimy o wysłanie pytania korzystając z formularza kontaktu na stronie http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/kontakt.

W przypadku pojawienia się błędów w programie prosimy o ich zgłaszanie poprzez formularz na stronie http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/kontakt-5-sprzedaz-i-magazyn-nieznany-.

W przypadku chęci zaproponowania nowej funkcjonalności lub zmian, które zdaniem Państwa przyczyniłyby się do polepszenia programu prosimy o wysyłanie zgłoszeń poprzez formularz na stronie http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/kontakt-4-sprzedaz-i-magazyn-nieznany-.