Strona główna » Instrukcje obsługi » Instrukcja obsługi programu Ryczałt

Instrukcja obsługi programu Ryczałt





Instalacja programu

Program Pakiet Przedsiębiorcy Ryczałt można zainstalować zarówno z płyty CD, którą można dodatkowo zamówić lub poprzez użycie Instalatora, który można pobrać ze strony internetowej. W przypadku instalacji z płyty należy uruchomić plik Ryczałt.exe. W przypadku instalacji z Internetu należy pobrać Instalator ze strony http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/download. Dostępny w Internecie plik instalatora pod linkiem Pobierz program należy pobrać, a następnie uruchomić. Zarówno w jednym jak i drugim przypadku zostanie uruchomiony Kreator instalacji programu Ryczałt. Następnie należy ściśle stosować się do kroków opisanych w Instalatorze.

Podczas instalacji należy zaakceptować warunki Umowy Licencyjnej, które określają zasady korzystania z oprogramowania poprzez kliknięcie przycisku Zgadzam się. Następnie należy podać folder docelowy w którym ma zostać zainstalowany program. Zalecane jest nie zmienianie domyślnie zaproponowanej lokalizacji docelowej. Aby rozpocząć instalację w wybranym w folderze docelowym należy kliknąć przycisk Zainstaluj, a następnie Zakończ.

Jeśli program został poprawnie zainstalowany to na pulpicie powinna zostać umieszczona ikona niebieskiej książki z opisem Ryczałt. Ikona ta służy do uruchamiania programu. W menu START systemu Windows w sekcji Wszystkie programy powinna również zostać utworzona podsekcja Ryczałt. W sekcji tej oprócz skrótu uruchomieniowego powinien znaleźć się program Aktualizacja do dokonywania aktualizacji programu przez Internet oraz program Odinstaluj służący do odinstalowania i całkowitego usunięcia programu z systemu Windows.





Aktywacja programu

W przypadku pierwszej instalacji programu uruchamia się on w wersji testowej. Wersja testowa służy do bezpłatnego przetestowania programu przed zakupem. Wersja testowa jest w pełni funkcjonalna i działa przez 30-dni od chwili pierwszego uruchomienia. Po tym czasie dostęp do programu jest blokowany.

W celu rejestracji programu lub w celu odblokowania dostępu po zakończeniu działania wersji próbnej należy go aktywować kluczem aktywacyjnym, który otrzymuje się po zakupie licencji. Aby dokonać aktywacji należy wejść w Dane - Aktywuj program, wpisać 20-cyfrowy klucz aktywacyjny, a następnie wcisnąć przycisk Aktywuj. W przypadku gdy dostęp do programu jest już zablokowany należy na oknie z komunikatem o zakończeniu możliwości korzystania z wersji testowej wcisnąć przycisk Aktywuj. Podczas aktywacji programu klucz aktywacyjny weryfikowany jest przez Internet, dlatego aby dokonać aktywacji niezbędne jest aktywne połączenie z Internetem.





Ustawienie parametrów pracy z programem

Przed rozpoczęciem pracy z programem zalecane jest jego skonfigurowanie. W tym celu należy wejść w ikonę Konfiguracja. W zakładce Dane firmy należy podać dane rejestrowe firmy oraz określić datę rozpoczęcia działaności gospodarczej. Jeśli firma jest płatnikiem VAT to należy zaznaczyć przełącznik Firma jest płatnikiem VAT, a w polu Częst. rozliczania podatku VAT określić czy podatek VAT jest płacony co miesięcznie czy co kwartalnie. W polu Częstotliwość rozliczania podatku dochodowego należy określić czy podatek dochodowy płacony jest co miesięcznie czy co kwartalnie.

W zakładce ZUS należy określić sposób odprowadzania składek ZUS. Jeśli płatnik nie opłaca składek na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy to należy odznaczyć parametr Płatnik opłaca składki na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy. W przypadku gdy opłaca je wraz z dobrowolnym chorobowym należy również zaznaczyć parametr Płatnik opłaca składki ZUS z dobrowolnym chorobowym. Jeśli płatnik jako nowa firma korzysta z możliwości opłacania preferencyjnych składek ZUS to należy zaznaczyć parametr Płatnik jako nowa firma korzysta z preferencyjnych składek ZUS. W przypadku gdy płatnik nie płaci składek na ubezpieczenie zdrowotne należy odznaczyć parametr Płatnik opłaca ubezpiecznie zdrowotne.

Jeśli w firmie, która rozliczana jest w programie wykorzystywany jest pojazd prywatny to w zakładce Dane pojazdu osobowego należy określić dane pojazdu oraz stawkę za 1 km przebiegu. W programie Pakiet Przedsiębiorcy Ryczałt w ramach jednej firmy można rozliczać tylko jeden pojazd.





Słowniki

Słowniki to proste, definiowane przez użytkownika tabele z danymi w których znajdują się wpisy do szybkiego wyboru na niektórych oknach. Zdefiniowanie własnych słowników pozwala na przyśpieszenie i usprawnienie pracy z programem. Pozwalają bowiem na wpisanie tych danych, które często się powtarzają. Pozwala to na niewpisywanie ich za każdym razem lecz na bezpośrednie użycie ze słownika, który jest wywoływany z poziomu danego okna. Program Pakiet Przedsiębiorcy Ryczałt zawiera następujące słowniki: Rodzaje rejestrów VAT sprzedaży, Rodzaje rejestrów VAT zakupów, Zdarzenia gospodarcze, uwagi do wpisów, trasy, rodzaje kosztów eksploatacji pojazdu.

Otwarcie danego słownika odbywa się poprzez wejście w opcję Słowniki i wybranie z menu odpowiedniego słownika lub poprzez przyciski na oknach edycji na których dany słownik jest wykorzystywany.





Opis stałych elementów programu

Programy serii Pakiet Przedsiębiorcy zostały tak zaprojektowane, aby łatwo było nauczyć się ich obsługi, a ich obsługa była możliwie prosta i intuicyjna. W związku z tym wszystkie okna główne i słownikowe zawierają zbiór tych samych, stałych elementów służących do obsługi. Większość okien z listą jakichkolwiek danych zawiera zawsze przyciski (od lewej, w nawiasach podano skrót klawiszowy): Dodaj (Ctrl N), Zmień (F2), Usuń (Delete), Drukuj (Ctrl P), Znajdź (Ctrl F), Filtr (Ctrl L), Widok. Przyciski te występują bezwzględnie na każdym widoku z listą danych. Czasami jednak znajdują się inne, dodatkowe przyciski związane ze specyfiką danego okna. Naciśnięcie prawego przycisku myszy w obszerze widoku z danymi powoduje otwarcie menu podręcznego w którym zawarte są również wyżej opisane funkcjonalności. Dostęp do poszczególnych funkcji jest również możliwy poprzez jej wybór z głównego menu u góry (Dane, Edycja, Widok, Pomoc).

Pierwsze trzy przyciski służą do dodawania, poprawy lub usuwania zaznaczonych wpisów w danym widoku (danych słownikowych, zdarzeń gospodarczych, faktur w rejestrze faktur, itd. itp.).

Przycisk Drukuj służy do drukowania aktualnego widoku. Dla niektórych widoków zdarza się, że występuje więcej niż jeden wydruk. W takich sytuacjach po naciśnięciu tego przycisku rozwija się dodatkowe menu do wyboru konkretnego wydruku. Okno potwierdzenia wydruku pojawiające się po wybraniu opcji drukowania zostało również ustandaryzowane. W większości przypadków jest ono takie samo. Dla niektórych tylko okien okno potwierdzenia wydruku zawiera dodatkowe opcje. Wysyłanie wydruków jest możliwe zarówno do drukarki jak i do plików PDF.

Przycisk Znajdź służy do wyszukiwania danych i ustawiania kursora na wpisie spełniającym zadane kryteria wyszukiwania. Przycisk Filtr natomiast służy do filtrowania widoku. Po wpisaniu wartości w filtr, aktualny widok jest w czasie rzeczywistym zawężany tylko do danych spełniających kryteria wskazane w filtrze. W przypadku gdy jakikolwiek filtr jest włączony w dolnym obszarze widoku pojawia się informacja Filtrowanie widoku jest włączone z możliwością natychmiastowego wyłączenia wszystkich filtrów.

Przycisk Widok służy do ustawień aktualnego widoku danych. Przy jego pomocy można określić, które kolumny mają się w danym widoku pojawiać, a które nie oraz można określić kolumnę według której widok ma być sortowany wraz z kierunkiem ułożenia danych (malejącym czy rosnącym wedle kolumny sortującej).

Szybszego wyboru kolumny według, której mają być porządkowane dane w widoku można dokonać poprzez kliknięcie nagłówka tejże kolumny. Ponowne kliknięcie tej samej kolumny odwraca kierunek sortowania.

Niektóre widoki zawierają dodatkowo listy boczne, drzewa boczne oraz podsumowania widoków. Są to zawsze zewnętrzne listy danych do których odwołują się wpisy z aktualnego widoku. Listami bocznymi są np. kategorie towarów w Towarach i usługach, rodzaje kontrahentów w Kontrahentach, itd. itp. Zaznaczenie pozycji na liście lub listach powoduje ograniczenie (wyfiltrowanie) danego widoku do wpisów odwołujących się do zaznaczonych danych. Mechanizm taki pozwala na szybsze odnajdywanie i analizę danych. Niektóre widoki zawierają dodatkowo podsumowanie najbardziej istotnych kolumn, np. wartość wystawionych faktur, wartość należnego podatku VAT, itd. itp. Zarówno filtry boczne jak i podsumowanie można wyłączyć. Dokonać tego można poprzez menu podręczne dostępne po naciśnięciu prawego przycisku myszy w obszerze danego filtru lub podsumowania lub poprzez wybór opcji z głównego menu Widok (opcję Widok z menu głównego, tam gdzie: Dane, Edycja, Widok, Pomoc).





Opis głównych okien programu

Ewidencja przychodów

Aby włączyć widok roboczy ewidencji przychodów należy wejść w ikonę Ryczałt.

Widok podzielony jest na miesiące (lub kwartały). Wyboru odpowiedniego miesiąca lub kwartału można dokonać poprzez wciśnięcie przycisku Wybierz miesiąc (Wybierz kwartał) lub poprzez przełączenie się przyciskami strzałek. Lista wyboru miesięcy zawiera tylko te lata dla których istnieją wpisy w księdze. Tak więc, aby jakiś rok pojawił się do wyboru w menu, należy dodać nowy, jakikolwiek wpis z datą na ten rok. Wpisy w ewidencji przychodów są na stałe posortowane względem daty przychodu i względem tej daty są również nadawane numery porządkowe "Lp".

Na oknie dodawania nowego przychodu należy w odpowiednie pola wpisać wartości. Użytkownik sam musi wiedzieć jakie wartości wpisać w które pole. Zależą one bowiem od rodzaju prowadzonej działalności oraz od rodzaju konkretnej sprzedaży, która jest ewidencjonowana. Małe liczby w nawiasach przy każdym polu oznaczają numer kolumny na wydruku. Aby przyśpieszyć wpisywanie danych można wcześniej zdefiniować własne, najczęściej wykorzystywane uwagi do wpisów. Wówczas wyboru uwagi można dokonać poprzez wciśnięcie przycisku przy polu Uwagi.

Jeśli firma jest płatnikiem VAT to po dodaniu wpisu do ewidencji przychodów proponowane jest dodanie powiązanego wpisu do ewidencji VAT. Wówczas część danych jest kopiowana do wpisu w rejestrze VAT. Wpis powiązany ma tę zaletę, że przy późniejszych zmianach lub usuwaniu modyfikacji ulegają również wpisy powiązane. Pozwala to ograniczyć liczbę pomyłek.

W przypadku konieczności przenumerowania wpisów należy użyć opcji Zmień Lp. W oknie dialogowym należy podać numer Lp dla aktualnie zaznaczonego wpisu. Wszystkie wpisy zostaną wówczas przenumerowane dla całego roku względem wpisu dla, którego wybrano przenumerowanie. Wpisy wcześniejsze otrzymają numery poniżej wpisanego Lp, a wpisy późniejsze powyżej wpisanego Lp.

Aby sporządzić wydruk ewidencji przychodów za dany miesiąc lub kwartał należy ustawić się na danym miesiącu lub kwartale i wcisnąć przycisk Drukuj.



Ewidencja VAT sprzedaży

Aby włączyć widok roboczy ewidencji VAT sprzedaży należy wejść w ikonę VAT sprzedaż.

Widok podzielony jest na miesiące (lub kwartały) oraz na rodzaje rejestrów. Wyboru odpowiedniego miesiąca lub kwartału można dokonać poprzez wciśnięcie przycisku Wybierz miesiąc (Wybierz kwartał) lub poprzez przełączenie się przyciskami strzałek. Lista wyboru miesięcy zawiera tylko te lata dla których istnieją wpisy w rejestrze VAT sprzedaży. Tak więc, aby jakiś rok pojawił się do wyboru w menu, należy dodać nowy, jakikolwiek wpis z datą na ten rok. W programie można prowadzić nieograniczoną ilość rejestrów VAT sprzedaży. Program domyślnie zawiera kilka predefiniowanych rejestrów. Wyboru rejestru dla aktualnego widoku dokonuje się poprzez wciśnięcie przycisku Rodzaj rejestru. Wpisy w rejestrze VAT sprzedaży są na stałe posortowane względem daty wystawienia i względem tej daty są również nadawane numery porządkowe "Lp".

Na oknie dodawania nowego dokumentu w odpowiednie pole wpisać wartości z ewidencjonowanej faktury VAT sprzedaży. Małe liczby w nawiasach przy każdym polu oznaczają numer kolumny na wydruku. Aby przyśpieszyć wpisywanie danych można używać danych ze wcześniej sporządzonej bazy kontrahentów. Wówczas wyboru kontrahenta można dokonać poprzez wciśnięcie przycisku w sekcji Dane kontrahenta.

Podczas wpisywania wartości z faktury w rozbiciu na stawki VAT program sam podpowiada wartości netto, VAT i brutto. Może się jednak zdarzyć, że zestawienie VAT na fakturze jest wyliczana na podstawie podsumowania pozycji i wtedy nie zawsze netto + VAT jest równe brutto. Aby wyłączyć automatyczne wyliczanie i podpowiadanie wartości należy w Konfiguracji w zakładce Rejestry i podatek VAT wyłączyć parametr Automatycznie wyliczaj wartości na oknie edycji rejestru VAT sprzedaży.

Po dodaniu wpisu do rejestru VAT sprzedaży proponowane jest dodanie powiązanego wpisu do ewidencji przychodów. Wówczas część danych jest kopiowana do wpisu przychodu w księdze. Wpis powiązany ma tę zaletę, że przy późniejszych zmianach lub usuwaniu modyfikacji ulegają również wpisy powiązane. Pozwala to ograniczyć liczbę pomyłek.

W przypadku konieczności przenumerowania wpisów należy użyć opcji Zmień Lp. W oknie dialogowym należy podać numer Lp dla aktualnie zaznaczonego wpisu. Wszystkie wpisy zostaną wówczas przenumerowane dla całego miesiąca lub kwartału względem wpisu dla, którego wybrano przenumerowanie. Wpisy wcześniejsze otrzymają numery poniżej wpisanego Lp, a wpisy późniejsze powyżej wpisanego Lp.

Aby sporządzić wydruk danego rejestru VAT sprzedaży za dany miesiąc lub kwartał należy użyć opcji Drukuj.



Ewidencja VAT zakupów

Aby włączyć widok roboczy ewidencji VAT zakupów należy wejść w ikonę VAT zakupy.

Widok podzielony jest na miesiące (lub kwartały) oraz na rodzaje rejestrów. Wyboru odpowiedniego miesiąca lub kwartału można dokonać poprzez wciśnięcie przycisku Wybierz miesiąc (Wybierz kwartał) lub poprzez przełączenie się przyciskami strzałek. Lista wyboru miesięcy zawiera tylko te lata dla których istnieją wpisy w rejestrze VAT zakupów. Tak więc, aby jakiś rok pojawił się do wyboru w menu, należy dodać nowy, jakikolwiek wpis z datą na ten rok. W programie można prowadzić nieograniczoną ilość rejestrów VAT zakupów. Program domyślnie zawiera kilka predefiniowanych rejestrów. Wyboru rejestru dla aktualnego widoku dokonuje się poprzez wciśnięcie przycisku Rodzaj rejestru. Wpisy w rejestrze VAT zakupów są na stałe posortowane względem daty otrzymania i względem tej daty są również nadawane numery porządkowe "Lp".

Na oknie dodawania nowego dokumentu w odpowiednie pole wpisać wartości z ewidencjonowanej faktury VAT zakupu. Małe liczby w nawiasach przy każdym polu oznaczają numer kolumny na wydruku. Aby przyśpieszyć wpisywanie danych można używać danych ze wcześniej sporządzonej bazy kontrahentów. Wówczas wyboru kontrahenta można dokonać poprzez wciśnięcie przycisku w sekcji Dane kontrahenta.

Podczas wpisywania wartości z faktury w rozbiciu na stawki VAT program sam podpowiada wartości netto, VAT i brutto. Może się jednak zdarzyć, że zestawienie VAT na fakturze jest wyliczana na podstawie podsumowania pozycji i wtedy nie zawsze netto + VAT jest równe brutto. Aby wyłączyć automatyczne wyliczanie i podpowiadanie wartości należy w Konfiguracji w zakładce Rejestry i podatek VAT wyłączyć parametr Automatycznie wyliczaj wartości na oknie edycji rejestru VAT zakupów.

W przypadku konieczności przenumerowania wpisów należy użyć opcji Zmień Lp. W oknie dialogowym należy podać numer Lp dla aktualnie zaznaczonego wpisu. Wszystkie wpisy zostaną wówczas przenumerowane dla całego miesiąca lub kwartału względem wpisu, dla którego wybrano przenumerowanie. Wpisy wcześniejsze otrzymają numery poniżej wpisanego Lp, a wpisy późniejsze powyżej wpisanego Lp.

Aby sporządzić wydruk danego rejestru VAT zakupu za dany miesiąc lub kwartał należy użyć opcji Drukuj.



Dowody wewnętrzne

Aby włączyć widok roboczy dowodów wewnętrznych należy wejść w ikonę Dowody wewnętrzne.

Kolejne dowody wewnętrzne dodaje się przyciskiem Dodaj. Podczas dodawania nowego dowodu wewnętrznego podpowiadany jest z automatu kolejny numer. Numeracja odbywa się w obrębie roku. Proponowany numer można edytować zmieniąc go na inny. Jeden dowód wewnętrzny może zawierać wyłącznie jedną pozycję.

Aby wydrukować dowód wewnętrzny należy zaznaczyć na liśie dany dowód i kliknąć przycisk Drukuj.



Ewidencja przebiegu pojazdu osobowego

Aby włączyć widok roboczy ewidencji przebiegu pojazdu osobowego należy wejść w ikonę Kilometrówka, a następnie z menu wybrać opcję Ewidencja przebiegu pojazdu osobowego.

Program umożliwia obsługę nieograniczonej liczby pojazdów. Obsługiwane pojazdy można zdefiniować w Słowniki, a następnie w Samochody osobowe.

Widok podzielony jest na miesiące i ewentualnie pojazdy (jeśli zdefiniowano ich więcej niż jeden). Wyboru pojazdu można dokonać poprzez naciśnięcie przycisku Zmień pojazdu, a wyboru odpowiedniego miesiąca można dokonać poprzez wciśnięcie przycisku Wybierz miesiąc poprzez przełączenie się przyciskami strzałek. Lista wyboru miesięcy zawiera tylko te lata dla których istnieją wpisy w ewidencji przebiegu pojazdu. Tak więc, aby jakiś rok pojawił się do wyboru w menu, należy dodać nowy, jakikolwiek wpis z datą na ten rok. Wpisy w ewidencji przebiegu pojazdu są na stałe posortowane względem daty wyjazdu i względem tej daty są również nadawane numery porządkowe "Lp".

W przypadku konieczności przenumerowania wpisów należy użyć opcji Zmień Lp. W oknie dialogowym należy podać numer Lp dla aktualnie zaznaczonego wpisu. Wszystkie wpisy zostaną wówczas przenumerowane dla całego miesiąca lub kwartału względem wpisu, dla którego wybrano przenumerowanie. Wpisy wcześniejsze otrzymają numery poniżej wpisanego Lp, a wpisy późniejsze powyżej wpisanego Lp.

Koszty wynikające z kilometrówki za wybrany miesiąc można automatycznie przenieść do księgi przychodów i rozchodów poprzez naciśnięcie przycisku Zaksięguj.

Aby sporządzić wydruk ewidencji przebiegu pojazdu osobowego za dany miesiąc należy ustawić się na danym miesiącu i wcisnąć przycisk Drukuj. Możliwe jest sporządzenie wydruku ewidencji przebiegu pojazdu lub rocznego zestawienia porównawczego wydatków rzeczywistych i ryczałtowych poniesionych z tytułu korzystania z pojazdu.



Miesięczne zestawienie kosztów eksploatacji pojazdu osobowego

Aby włączyć widok roboczy miesięcznego zestawienia kosztów eksploatacji pojazdu osobowego należy wejść w ikonę Kilometrówka, a następnie z menu wybrać opcję Miesięczne zestawienie kosztów eksploatacji pojzadu osobowego.

Program umożliwia obsługę nieograniczonej liczby pojazdów. Obsługiwane pojazdy można zdefiniować w Słowniki, a następnie w Samochody osobowe.

Widok podzielony jest na miesiące i ewentualnie pojazdy (jeśli zdefiniowano ich więcej niż jeden). Wyboru pojazdu można dokonać poprzez naciśnięcie przycisku Zmień pojazdu, a wyboru odpowiedniego miesiąca można dokonać poprzez wciśnięcie przycisku Wybierz miesiąc poprzez przełączenie się przyciskami strzałek. Lista wyboru miesięcy zawiera tylko te lata dla których istnieją wpisy w ewidencji kosztów. Tak więc, aby jakiś rok pojawił się do wyboru w menu, należy dodać nowy, jakikolwiek wpis z datą na ten rok. Wpisy w ewidencji kosztów są na stałe posortowane względem daty dokumentu i względem tej daty są również nadawane numery porządkowe "Lp".

W przypadku konieczności przenumerowania wpisów należy użyć opcji Zmień Lp. W oknie dialogowym należy podać numer Lp dla aktualnie zaznaczonego wpisu. Wszystkie wpisy zostaną wówczas przenumerowane dla całego miesiąca lub kwartału względem wpisu dla, którego wybrano przenumerowanie. Wpisy wcześniejsze otrzymają numery poniżej wpisanego Lp, a wpisy późniejsze powyżej wpisanego Lp.

Koszty wynikające z kilometrówki za wybrany miesiąc można automatycznie przenieść do księgi przychodów i rozchodów poprzez naciśnięcie przycisku Zaksięguj.

Aby sporządzić wydruk miesięcznego zestawienia kosztów eksploatacji pojazdu osobowego za dany miesiąc należy ustawić się na danym miesiącu i wcisnąć przycisk Drukuj. Możliwe jest sporządzenie wydruku zestawienia kosztów eksploatacji pojazdu lub rocznego zestawienia porównawczego wydatków rzeczywistych i ryczałtowych poniesionych z tytułu korzystania z pojazdu.



Ewidencja wyposażenia

Aby włączyć widok roboczy ewidencji wyposażenia należy wejść w ikonę Wyposażenie.

Na oknie dodawania nowego wpisu należy wpisać odpowiednie dane wynikające z dokumentu zakupu. Jeśli dokument stwierdzający nabycie elementu wyposażenia został już zaewidencjonowany w rejestrze VAT zakupów lub w księdze przychodów i rozchodów można użyć przycisku przy polu Numer dokumentu, który pozwoli na szybkie skopiowanie części danych z dokumentu zakupu. W przypadku likwidacji danego elementu wyposażenia należy zaznaczyć na oknie danego wpisu przełącznik Wyposażenie zlikwidowane i podać datę likwidacji.

W przypadku konieczności przenumerowania wpisów należy użyć opcji Zmień Lp. W oknie dialogowym należy podać numer Lp dla aktualnie zaznaczonego wpisu. Wszystkie wpisy zostaną wówczas przenumerowane dla całej ewidencji względem wpisu dla, którego wybrano przenumerowanie. Wpisy wcześniejsze otrzymają numery poniżej wpisanego Lp, a wpisy późniejsze powyżej wpisanego Lp.

Aby sporządzić wydruk ewidencji wyposażenia należy użyć opcji Drukuj.



Spis kontrahentów

Aby włączyć spis kontrahentów należy wejść w ikonę Kontrahenci. Jest to jeden z głównych elementów programu mający na celu ułatwienie i przyśpieszenie pracy. Pozwala bowiem na stworzenie bazy kontrahentów i urzędów, których dane powtarzają się na różnych dokumentach.

Kontrahenci dzielą się na rodzaje kontrahentów. Domyślnie podział jest na dostawców, odbiorców oraz na urzędy. Strukturę tę można zbudować wedle własnego uznania i potrzeb.

W tych miejscach programu gdzie konieczne jest podawanie kontrahentów istnieje przycisk wywołujący okno wyboru kontrahenta. Szybkie wybranie kontrahenta powoduje przepisanie jego danych do dokumentu.





Zestawienia

Aby włączyć zestawienia wejść w ikonę Zestawienia.

Okno wybranego zestawienia ma zawsze dwa widoki: tabelaryczny i graficzny. Widok tabelaryczny zawiera stabelaryzowane dane na podstawie których generowany jest wykres graficzny. W zależności od rodzaju wykresu jest on liniowy lub słupkowy. Wyboru widoku dokunuje się poprzez przyciski Tabela oraz Wykres. Poniżej znajduje się lista wyboru zestawienia oraz zakres dat z jakiego ma zostać wygenerowane zestawienie. Można dokonać wyboru predefiniowanego zakresu lub ustawić własny zakres dat.

W przypadku wykresu graficznego możliwe jest wybranie dodatkowych opcji takich jak kierunek sortowania słupków oraz widoczność etykiet i wartości.

Aby dokonać wydruku zestawienia należy kliknąć przycisk Drukuj. Bez względu na rodzaj wybranego widoku drukowana jest zawsze tylko i wyłącznie forma tabelaryczna zestawienia.





Opis dodatkowych funkcjonalności

Ewidencjonowanie zapłaconych składek ZUS

Aby wejść w opcję służącą do ewidencjonowania składek ZUS należy wejść w ikonę Podatki, a następnie z menu wybrać opcję Składki ZUS.

Podczas dodawania składki za dany miesiąc program powinien podpowiedzieć składki należne do zapłacenia w tym miesiącu oraz termin zapłaty tychże składek. Każdą zaewidencjonowną składkę jeśli została zapłacona powinno się oznaczyć poprzez włączenie opcji Zapłacono. Wartości składek do zapłaty, które podpowiada program zależą od ustawień płaconego przez Przedsiębiorcę ZUSu w Konfiguracji w zakładce ZUS.

Wartości, które podpowiada program są stabelaryzowane dla całego roku i można je w każdej chwili sprawdzić dla całego roku oraz lat ubiegłych. Na oknie Składki ZUS znajduje się przycisk Składki, którego kliknięcie powoduje otwarcie okna ze składkami dla całego bieżącego roku oraz lat ubiegłych. Składki te aktualizowane są automatycznie przez Internet raz w roku.



Ewidencjonowanie zapłaconego podatku oraz wyliczanie należnego ryczałtu

Aby wejść w opcję służącą do ewidencjonowania zapłaconego ryczałtu oraz wyliczania należnego ryczałtu należy wejść w ikonę Podatki, a następnie z menu wybrać opcję Podatek dochodowy.

Podczas dodawania podatku za kolejny miesiąc jego wysokość jest podpowiadana w polu Kwota podatku. Aby zaliczka na podatek dochodowy była prawidłowo wyliczona należy ustawić w Konfiguracji w zakładce Dane firmy datę rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej oraz określić w jaki sposób płacony jest ZUS w zakładce ZUS. Aby ryczałt był prawidłowo wyliczony należy zaewidencjonować wszystkie podatki zapłacone we wszystkich poprzednich miesiącach lub kwartałach i zaznaczyć przełącznik Zapłacono (nawet jeśli ryczałt w danym miesiącu wynosił 0,00zł).



Ewidencjonowanie zapłaconego podatku VAT i edycja deklaracji VAT

Program umożliwia ewidencjonowanie zapłaconego podatku VAT oraz tworzenie i wysyłanie za pośrednictwem systemu e-deklaracje następujących deklaracji VAT: VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-8, VAT-27. Wszystkie deklaracje są automatycznie wypełniane na podstawie danych wprowadzonych do programu. Deklaracje te są zapisywane w bazie danych i ewidencjonowane przez program dla każdego miesiąca lub kwartału osobno. Dzięki temu w każdej chwili można wyświetlić wypełnioną wcześniej dla danego miesiąca lub kwartału deklarację.

Opcje te są dostępne po kliknięciu w ikonę Podatki i wybraniu pozycji Podatek VAT.

Utworzenie nowej deklaracji umożliwia przycisk Dodaj. Po wskazaniu właściwego miesiąca/kwartału wysokość podatku podpowiadana jest w polu Kwota podatku. Następnie należy kliknąć przycisk Edytuj deklaracje VAT i z menu wybrać rodzaj deklaracji. Z okna edycji deklaracji możliwa jest wysyłka deklaracji do systemu E-deklaracje, a także podgląd rejestru wysłanych dokumentów. Na każdym poprawnie wysłanym dokumencie, dla którego zostało odebrane UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), zostaje automatycznie umieszczony numer referencyjny.





Konfiguracja programu

Aby otworzyć okno Konfiguracji należy wejść w ikonę Konfiguracja. W lewej części jest lista z wyborem zakładek Konfiguracji. Poniżej opisano poszczególne zakładki:

  • Dane firmy
    Zakładka ta zawiera dane rejestrowe firmy, które umieszczane są na poszczególnych wydrukach. W zakładce tej znajduje się również przełącznik Firma jest płatnikiem VAT, który powinien być zaznaczony jeśli firma jest płatnikiem VATu. Od stanu tego przełącznika zależy zachowywanie się programu oraz dostępność takich funkcjonalności jak, np. rejestry VAT.

  • Ryczałt i podatek od przychodów
    Zakładka ta zawiera pola określające częstotliwość rozliczania podatku dochodowego (miesięcznie czy kwartalnie) oraz pole określające domyślną stawkę ryczałtu. Ustawienia te mają znaczenie dla opcji wyliczania należnego podatku dochodowego.

  • Rejestry i podatek VAT
    Zakładka ta zawiera pole określające częstotliwość rozliczania podatku VAT (miesięcznie czy kwartalnie).

  • ZUS
    Zakładka ta zawiera parametry związane z wysokością odprowadzanych składek ZUS przez Przedsiębiorcę oraz parametry definiujące zachowanie programu w różnych sytuacjach. Ustawienia parametrów w tej zakładce mają wpływ na zachowanie algorytmu wyliczającego wysokość zaliczek na podatek dochodowy.

  • Styl wydruków
    Zakładka ta zawiera parametry definiujące styl wydruków. Dla większości wydruków można wpływać na takie elementy jak rozmiary marginiesów, krój czcionki, wielkość czcionki, kolor czcionki oraz wypełnienie nagłówków tabel. Nie wszystkie zdefiniowane ustawienia mają wpływ na wszystkie wydruki. Wielkość czcionki oraz marginesy nie dotyczą wydruku ewidencji przychodów oraz rejestrów VAT.

  • Bezpieczeństwo
    Zakładka ta zawiera parametry pozwalające na zabezpieczenie wejścia do programu hasłem oraz określające częstotliwość proponowania sporządzania kopii danych. W zależności od ustawień po wyjściu z programu pojawia się okno dialogowe z propozycją sporządzenia kopii danych oraz wyświetlane jest okno wyboru folderu do którego mają zostać skopiowane dane.

  • Automatyczne aktualizacje
    Zakładka ta zawiera parametry określające częstotliwość sprawdzania dostępności nowej wersji programu. Dostępność nowej wersji sprawdzana jest przez Internet więc odpowiednie działanie tej opcji wymaga, aby komputer miał połączenie z Internetem.

  • Wygląd programu
    Zakładka ta zawiera parametr pozwalający na zmianę szablonu ("skórki") interfejsu programu. Wyboru można dokonać spośród dziewięciu zdefiniowanych na stałe szablonów. Mechanizm ten działa na systemach Windows Vista lub nowszych. W przypadku korzystania z systemów Windows XP i starszych pewne elementy programu mogą wyświetlać się nieprawidłowo.





Aktualizowanie programu

Średnio raz w miesiącu udostępniana jest Użytkownikom kolejna wersja programu. W przypadku pojawienia się nowszej wersji zalecane jest dokonanie aktualizacji. Używanie zawsze najnowszej wersji programu gwarantuje jego zgodność z aktualnymi przepisami. Częstotliwość sprawdzania dostępności nowej wersji domyślnie ustawiona jest na raz w tygodniu. Można to jednak zmienić w Konfiguracji w zakładce Automatyczne aktualizacje.

Aktualizacje można również wymusić "ręcznie". Można to zrobić z poziomu programu poprzez użycie opcji Pomoc - Aktualizacja programu lub poprzez wejście w menu Windows START - Wszystkie programy - Ryczałt - Aktualizacja programu.

W przypadku wystąpienia błędu podczas aktualizacji lub gdy nie zostanie ona ukończona może wystąpić sytuacja, że program przestanie się uruchamiać. W takiej sytuacji należy go ponownie zaktualizować poprzez wejście w menu Windows START - Wszystkie programy - Ryczałt - Aktualizacja programu.





Tworzenie kopii bezpieczeństwa

Wszelkie dane przechowywane są na komputerze Użytkownika. Zatem to Użytkownik odpowiedzialny jest za ich bezpieczeństwo. W programie istnieje mechanizm pozwalający na ekport wszystkich danych do zewnętrznego pliku oraz na import danych z zewnętrznego pliku. Awarie baz danych nie zdarzają się w ogóle o ile nie uległ uszkodzeniu nośnik na którym dane te są zapisane. Nie mniej jednak zalecane jest możliwie częste eksportowanie danych na wypadek awarii komputera lub nośnika na którym są przechowywane lub na wypadek kradzieży lub zagninięcia komputera. Zalecane jest tworzenie kopii danych na zewnętrzny nośnik: pendrive, płytę CD lub DVD, dyskietkę, pocztę e-mail, FTP, kartę pamięci, itd. itp. Tworzenie kopii na dysk twardy komputera na którym zainstalowany jest program mija się bowiem z celem.

W celu wykonania kopii danych należy wejść w opcję Dane - Eksport bazy danych i wskazanie lokalizacji oraz nazwy pliku do którego baza danych ma zostać wyeksportowana. Aby przywrócić dane z kopii należy wejść w opcję głównego menu Dane - Import bazy danych i wskazać wyeksportowany wcześniej plik.

W programie istnieje mechanizm przypominania o konieczności utworzenia kopii danych. Wówczas program przy zamknięciu pyta czy wykonać kopię danych, a następnie wskazuje okno wyboru folderu do którego dane mają zostać zapisane. W takiej sytuacji nazwa pliku generowana jest automatycznie i zawiera oprócz nazwy programu datę i godzinę utworzenia kopii. Po dokonaniu kopii zalecane jest sprawdzenie czy plik z kopią danych na pewno został zapisany we wskazanym miejscu.

Ustawienia częstotliwości przypominania i konieczności utworzenia kopii można dokonać w Konfiguracji w zakładce Bezpieczeństwo.





Uwagi końcowe

Producent oprogramowania Fineco Software dołożył wszelkich starań, aby oprogramowanie było możliwe najbardziej funkcjonalne i intuicyjne oraz spełniało oczekiwania jak najszerszej rzeszy Użytkowników oraz, aby niniejsza instrukcja w możliwie szerokim stopniu wyczerpywała temat. W przypadku braku odpowiedzi na dany temat w niniejszej instrukcji oraz w FAQ prosimy o wysłanie pytania korzystając z formularza kontaktu na stronie http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/kontakt.

W przypadku pojawienia się błędów w programie prosimy o ich zgłaszanie poprzez formularz na stronie http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/kontakt.

W przypadku chęci zaproponowania nowej funkcjonalności lub zmian, które zdaniem Państwa przyczyniłyby się do polepszenia programu prosimy o wysyłanie zgłoszeń poprzez formularz na stronie http://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/kontakt.